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IDEA - Beschreibungsstandard für Datenträgerüberlassung nach GDPdU
IDEA wurde vor über 17 Jahren vom Kanadischen Rechnungshof entwickelt. Es ist ein Analysetool für Betriebsprüfungen. IDEA ist in über 40 Ländern bei Revisoren, Wirtschaftsprüfern und Controllern im Einsatz. Nun hat auch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) 14000 Lizenzen erworben und ist dabei, seine Steuerprüfer, nach entsprechender Schulung, damit auszustatten. Das IDEA-Programm wird von der Fa. Audicon ( http://www.audicon.net ) gefertigt, die den neuen XML-basierten Beschreibungsstandard erstellt hat.
Mit dem Prüfprogramm lassen sich die Datenbestände des zu prüfenden Unternehmens auf Datenträger kopieren. Der Prüfer kann direkt vom Medium aus arbeiten, ohne sich jedes Mal kundenspezifische Spezialsoftware auf seinen Rechner installieren zu müssen.
Die Dateiformate für die steuerlich relevanten Informationen wurden auf gängige Standardformate festgelegt. Des weiteren befinden sich auf dem Datenträger maschinenauswertbare Beschreibungen der Daten, Datenformate, und Verknüpfungen. Hier wird die Beschreibungssprache XML genutzt.
Seitens der Softwarehersteller Audicon können mit der Lösung IDEA prinzipiell folgende Formate verarbeitet werden, sofern die zur Auswertung notwendigen Strukturinformationen gleichfalls in maschinell verwertbarer Form vorliegen. Diese erfüllen damit die Voraussetzung der maschinellen Verwertbarkeit im Sinne der GDPdU:
   
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ASCII feste Länge
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ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte)
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EBCDIC feste Länge
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EBCDIC Dateien mit variabler Länge
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Excel (auch ältere Versionen)
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Access (auch ältere Versionen)
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dBASE
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Lotus 123
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Druckdateien
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Dateien von SAP/AIS
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Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen
Auf dem zu überlassenden Datenträger werden steuerrelevante Daten und Beschreibungsdaten zur Verfügung gestellt. Die Beschreibungsdaten werden in der Beschreibungssprache XML erstellt.
XML ist die „eXtensible Markup Language“. XML gibt nur einen generischen Satz von Sprachelementen vor, so dass je nach Anwendungsfall eine eigene Sprache definiert werden muss. Die jeweils neu formulierte Sprache kann durch Strukturinformationen und Elementdefinitionen in einer Document Type Definition (DTD) maschinenlesbar hinterlegt werden. Damit kann ein XML-Parser überprüfen, ob ein XML-Dokument der vereinbarten Sprache entspricht (validieren). Man unterscheidet also zwischen Sprachbeschreibung in der DTD und den Inhalten in der XML-Instanz. In der DTD selbst werden also keine Beschreibungsdaten für die Datenträgerüberlassung gespeichert, sondern in der XML Datei INDEX.XML. Die DTD beschreibt den Aufbau der INDEX.XML Datei. Weiterführende Informationen zu XML findet man auf www.w3c.org. Es wird in der DTD davon ausgegangen, dass die steuerrelevanten Daten in Dateien organisiert sind. Pro Datei wird genau eine Tabelle angenommen, so dass die Organisation nach Datei und Tabelle physisch zusammenfallen. Die Beschreibungsdaten für die Datenträgerüberlassung werden in einer Datei INDEX.XML gespeichert. Die DTD muss sich in demselben Verzeichnis auf dem Datenträger befinden wie die INDEX.XML Datei.
Der Importprozess wird von einer Komponente gesteuert, die die INDEX.XML Datei interpretiert und die Exporttabellen von den einzelnen Datenträgern an die Analyse- Software übergibt. Diese Komponente überprüft die INDEX.XML Datei auf Korrektheit und dient dem Prüfer als Inhaltsverzeichnis für die gelieferten Daten.
Das Basiselement des Beschreibungsstandards ist das DataSet-Element. Hier enthalten sind die Elemente Version, DataSupplier, Command, und Media.
   
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Version enthält die Versionsnummer des verwendeten Beschreibungsstandards.
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DataSupplier enthält Angaben über die Herkunft der Daten.
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Command erlaubt das Ausführen von Programmen z. B. zum Entschlüsseln von Daten.
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Die Media-Container enthalten die Angaben über die bereitgestellten Datenträger und Tabellen, die darauf gespeichert sind. Hierbei wird für jedes bereitgestellte Datenträgermedium (CD-ROM) ein eigener Media-Eintrag vorgenommen. Somit ist es möglich, auch mehrere Datenträger (CD-ROMs) in einem DataSet  zusammenzufassen.
Ein Auszug aus den Feldbeschreibungen:
   
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Version (Enthält die Versionsnummer des verwendeten Beschreibungsstandards. Dieses Element hat keine technische Auswirkung, sondern dient zur Beschreibung).
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Location (Beschreibt den Standort des Datenlieferanten).
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Comment (Kommentarfeld für zusätzliche Informationen zum Datenlieferanten).
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Length (enthält Informationen über die Länge von Attributen oder Datensätzen).
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References (enthält Informationen über Verknüpfungen)
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From (enthält Informationen über den Startwert eines Wertebereichs).
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To (enthält Informationen über den Endwert eines Wertebereichs).
   
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TextEncapsulator (Bei CSV-Dateien kann man Textfelder durch ein „Encapsulator“-Zeichen einschließen, z.B. für den Fall, dass der Feld-trenner in den Daten vorkommt). (JU)
  
PROJECT CONSULT Kommentar:
IDEA ist als de facto Standard bereits durch das Vorhaben des BMF, diese Software flächendeckend einzusetzen, etabliert. Anwender und Hersteller von Archivsystemen sind gut beraten, dieses Format zu speichern oder bei Bedarf generieren zu können und für die Außenprüfung auf geeignete Medien exportieren zu können. Es ist dabei jedoch zu berücksichtigen, dass IDEA lediglich eine Strukturvorgabe mit einer Auswahl standardisierter Formate für einen speziellen Zweck ist und dass darüber hinaus auch andere Formate auswertbar verfügbar gehalten werden müssen. IDEA ist daher nicht die Lösung für das „ultimative Archivierungsformat“, sondern nur Format von vielen, die zukünftig in den Wissensbasen der Unternehmen vorliegen werden.
Ein Export der Dateien im maschinell verarbeitbaren Format, z.B. als Liste oder als IDEA-Struktur, ist ausreichend.
Angesichts der Menge von Daten (und der beschränkten Festplattenkapazität der Prüfer-Notebooks) wird der Zugriff als mittelbar (Z1) oder unmittelbar (Z2) erfolgen. Der Prüfer kann jedoch auch verlangen, dass ihm auch solche Daten auf einem Datenträger (im Z3 Verfahren) überlassen werden.
Liegen alle Daten z.B. schon im IDEA-Format vor, wird nur im Einzelnachprüfungsfall auf andere Daten zugegriffen werden. In jedem Fall sollten Outputdaten nicht in Bildformate allein gewandelt und archiviert werden, da auch hier die Anforderung des direkten Zugriffs und der maschinellen Auswertbarkeit bestehen kann.
Originär elektronisch entstandene oder empfangene Daten sind recherchierfähig und auswertbar zu archivieren. Die Konvertierung in TIFF, PDF oder andere Image-Formate ist hier nur als zusätzliche Rendition möglich, die zu dem noch unter dem gleichen Index mit Referenzierung auf das Originalformat gespeichert werden sollte. Originär digitale Dateien sind dabei nicht nur Ausgabeformate aus operativen Systemen, der Buchhaltungs- oder ERP-Software, sondern können auch Excel-Dateien und andere strukturierte Dateiformate sein. Hier ist in erster Linie vom steuerpflichtigen Anwender selbst die Wiederauffindbarkeit, Unverändertheit und Verarbeitungsfähigkeit sicherzustellen. Weitere Standards der AIIM International zum Thema XML und Imaging werden in einer der nächsten Ausgaben des Newsletters weiter erläutert. (JU)
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