State-of-the-Art & Trends im Markt für Document Related Technologies
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chefberater bei
PROJECT CONSULT
Dokumenten-Management hat sich zu einer Basistechnologie entwickelt und wird immer mehr Allgemeingut. Die Funktionalität findet sich inzwischen in allen Arten von Anwendungen wieder – überall dort, wo es geht unstrukturierte Informationen zu erfassen, zu verwalten, zu erschließen und zu reproduzieren. Reine Stand-alone Dokumenten-Management-Systeme befinden sich bereits auf dem Rückzug. Die Anwender legen immer mehr Wert darauf, daß sich die Funktionalität direkt in die Anwendungen, mit denen ständig gearbeitet wird, integrieren läßt. Die bekannten Funktionen finden sich so in kaufmännischer Software, in Bürokommunikations- und Groupware-Lösungen, in CAD-Anwendungen und zahlreichen anderen Applikationen wieder. Eigentlich hat damit Dokumenten-Management sein Ziel erreicht: es ist Bestandteil der DV-Infrastruktur.
Der Markt im Umbruch
Die Anbieter reagieren auf diesen Wandel, den bereits 1998 vom Autor postulierten Paradigmenwechsel. Einige positionieren sich bereits vollständig als E-Business-Unternehmen neu. Gute Beispiele sind hierfür FileNET, einer der Pioniere in diesem Umfeld, und TIBCO. Andere bieten Komponenten an, als nachgeordnete Dienste oder „Engines“ oder als Module für das „Enabling“ von Anwendungen. In diesem Marktsegment haben inzwischen fast alle Anbieter etwas zu bieten – von ACS und asOne über CE und SER bis zu Staffware und Win!DMS. Hersteller wie A.I.S. integrieren die Funktionalität gleich ins Betriebssystem. Andere Anbieter setzen auf „Ready-to-Work“ Module, die mit geringem Aufwand standardisiert in das IT-Umfeld des Anwenders integriert werden. Zu den typischen Anbietern gehören hier ACS, Autodigit, iXOS und andere. Daneben positionieren sich mit gleichem Anspruch spezielle Lösungen, wie Call Center-Management-Software (CCM), Costumer-Relation-ship-Management-Anwen-dungen (CRM) oder Supply-Chain-Management-Appli-kationen (SCM). Aber auch an vorgefertigten Branchenlösungen fehlt es nicht – in diesem Umfeld profilieren sich z. B. ACS, CE sowie SER mit ihrer Domea-Lösung.
Der Druck auf die Branche kommt aus verschiedenen Richtungen. Große Anbieter wie Microsoft oder Lotus haben inzwischen ihre Portfolios mit Dokumenten-Management-Funktionalität ergänzt. Besonders Lotus bietet inzwischen Dokumenten-Management-, Workflow- und Archivierungskomponenten aus einer Hand an. Noch wichtiger ist jedoch der Konkurrenzdruck, der durch Web-Portale, Content-Management und E-Business erzeugt wird. Hier kommen völlig anders geartete Lösungskonzepte zum Tragen, die durch die Architektur, die Standards und die Formate von Web-basierten Lösungen erforderlich sind. Es entstehen auch völlig neue Nutzungsvarianten, wie z.B. die Bereitstellung von Web-Archiven, Dokumentenverwaltungslösungen, Groupware oder Workflow bei Providern – das sogenannte ASP (Application Service Providing) oder DMCO (Document Management Complete Outsourcing). Der Anwender benötigt keine aufwendigen eigenen Installationen mehr, sondern kann beim Provider seine Dokumente ablegen und bei Bedarf recherchieren. Auch neue technologische Ansätze im Umfeld des Knowledge-Manage-ments mit automatischer Klassifikation, intelligenten Retrievalansätzen und digitaler Signatur tragen zur Veränderung des Marktes bei.
Zukünftig wird sich vieles im Markt nur noch um das neue Schlagwort E-Business drehen, das herkömmliche Architekturen und Nutzungsmodelle in Frage stellt. Bisher eigenständige Dokumenten-orientierte Lösungen werden zu nachgeordneten Diensten, die über Portale im Intranet, Extranet oder Internet erschlossen werden.
Abbildung: E-Business Architecture (Quelle: AIIM International)
Die Preise purzeln
Die Vergleichbarkeit von Funktionalität und Preis bleibt bei diesen neuen Strategien auf der Strecke. Der Anwender kann sich nur schwer im Wirrwarr der Fachbegriffe und Marketingaussagen zurechtfinden. Die Preise für spezielle Branchenlösungen sind häufig günstiger als die Listenpreise für die enthaltenen Einzelmodule. In Realisierungsprojekten werden die Lizenzpreise sowie jedes mal neu verhandelt – obwohl sie häufig nur einen geringen Anteil der Gesamtprojektkosten ausmachen. Unterschiedliche Preismodelle tragen zur Verwirrnis bei: Site-Lizenzen, Server-Lizenzen, Client-Lizenzen nach concurrent user (gleichzeitig angemeldeten Anwendern) oder installierter Client-Software, Preise nach gespeicherter Anzahl Dokumente oder Kapazität des Archivs in GigaByte, Unternehmenslizenzen, „Pay-per-view“-Lizenzen (Abrechnung nach Anzahl der angezeigten Dokumente), Leasing mit oder ohne Hardware, Komplett-Preise inklusive Beratung und Installation, Anrechnung vorhandener Software bei Ablösung, gestufte Rabatte nach Anwenderzahl, usw. usw. Preis-/Leistungs-ver-gleiche lassen sich daher nur zeitpunkt- und auf die zu lösende Problemstellung bezogen durchführen.
Der Trend ist jedoch deutlich – die Preise verfallen. In dem Maße wie Standard-Software-Anbieter ihre Portfolio`s um Dokumenten-Management-Funk-tionali-tät ergänzen oder gar Linux-Anwendungen nahezu kostenlos verfügbar werden, sinken die Preise zunehmend. Dokumenten-Management wird hierdurch auch für den Mittelstand erschwinglich. Für die Anbieter wird die Kalkulation immer schwieriger. Es muß die langfristige Verfügbarkeit der Lösung sichergestellt werden, damit auch in Jahren der Anwender seine Informationen nutzen kann. Ein Großteil der Ressourcen und des Kapitals wird hierdurch gebunden, so daß bei kleineren Softwareherstellern häufig nicht mehr genügend Mittel und Mitarbeiter vorhanden sind, um neue innovative Produkte oder Zusatzmodule auf den Markt zu bringen. Die große Zahl der heute noch im Umfeld Dokumenten-Management vorhandenen Anbieter wird sich daher in den kommenden Jahren drastisch reduzieren.
State-of-the-Art und Zukunft
Neue Begriffe und Strömungen prägen den Markt – Integration in Telekommunikationslösungen, tausend-und-ein-Slogan mit „e“ oder „@“, CRM, SCM, ... - eigentlich müßten die Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen dankbar sein, daß durch die Neudefinition des Marktes als Document Related Technologies das Spektrum erheblich erweitert und die bisherigen Trennungen in einzelne Disziplinen aufgehoben wurden. Zu DRT Document Related Technologies rechnet man heute Internet, Intranet & Extranet; Document, Workflow & Knowledge Management; E-Commerce & Digital Signatures; Document Input, Distribution & Storage; OCR, ICR & Pattern Recognition; Databases, DataWarehouses & Retrieval Engines; Imaging & MultiMedia; Archival & Records Management; Secure Communication & Unified Messaging; Group-ware & Office Solutions; Forms & Output Management; Middleware & Componentware; sowie Content Management & Content Distribution. Diese neuen Facetten zeigen die Entwicklung der Produkte auf, die in den folgenden Abschnitten – angelehnt an die bisherige Aufteilung der Marktsegmente – einmal näher betrachtet werden soll.
Elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung ist der Ursprung des Dokumenten-Managements. Die Nutzung spezieller, nur einmal beschreibbarer optischer Speichermedien, war der Geburtshelfer. Die Architektur der meisten Lösungen basiert auf dem Referenz-Datenbankmodell, bei dem in einer Indexdatenbank auf die separat gespeicherten Dokumentobjekte verwiesen wird. Das Überleben dieses Marktsegementes wird derzeit durch die Massen der zu speichernden Objekte und die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere, unveränderbare Speicherung der Dokumente gesichert.
| | |
|
|
Elektronische Archivierung
| (records management)
|
State-of-the-Art 1999
Merkmale und Eigenschaften der Produkte
| State-of-the-Art 2001
Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule
|
Eigenständige Anwendungen; Integration inoperative Anwendungen
| Nachgeordnete Dienste
|
Host- und/oder Client-Server-basiert
| Web-Server basiert
|
Lokale und zentrale, eigenständige Lösungen
| Verteilte Systeme, ASP- und DMCO-Lösungen, gemischt zentral-dezentral-verteilte Systeme; „Web-Space“-Archive
|
Eigene Clienten für Scannen, Indizieren, Recherchieren im Client-Server-Umfeld; View-Module für das Enabling für Client-Server und Browser
| Integration in kaufmännische Lösungen, Groupware, Office und andere Anwendungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis
|
SQL- und Volltext-Datenbanken
| Meta-Datenbanken, Lokalisierer, Agenten, Suchmaschinen, objektorientierte Datenbanken; zentrale Master-Index-Datenbanken
|
Eigene Benutzerverwaltung, Download aus Host-Benutzerverwaltungen
| Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnten Directory Services
|
Scan-Clienten, mehrstufige Scan-Strecken
| Hochautomatisierte, spezielle Subsysteme mit Workflow-Funktionalität
|
Manuelle Indizierung mit freier Eingabe, Auswahllisten und Prüfung gegen vorhandene Stammdaten, Barcode, OCR/ICR
| Automatische Klassifikation und Indizierung, selbstlernende Systeme, Integration von Thesaurus-Navigations-Anwendungen
|
COLD, Listenarchivierung, Hintergrund-Layout-Management
| Web-Publishing und Output-Management
|
Office-Produkte-Anbindung; Schnittstellen zu Exchange und Notes
| Integration in Groupware wie Outlook, Exchange, Notes, Domino und webfähige Internet-Office-Anwendungen
|
SAP-Anbindung über Archivelink
| Weitere Standard-Schnittstellen zu beliebigen Anwendungen
|
TIFF und PDF: Formate bei der Speicherung
| Neue Formate für Farbbilder, MultiMedia, Container; XML
|
Digitale optische Speicher 5 ¼“ WORM und CD
| Festplatten, Festkörperspeicher, DVD und holographische Medien
|
Scan-Outsourcing
| Komplettes Archiv-Outsourcing mit Nutzung über Web (DMCO); Kombination von ASP- mit Inhouse-Lösungen
|
|
|
Klassisches Dokumenten-Management
Das klassische Dokumenten-Management oder Dokumenten-Management „im engeren Sinn“ sind Lösungen, die im wesentlichen die Unzulänglichkeiten hierarchischer File-Management-Systeme datenbankgestützt ausgleichen. Sie sind durch die Erweiterungen von kaufmännischen Anwendungen wie SAP, Exchange von Microsoft und besonders Lotus Notes/Domino erheblich unter Druck geraten. Viele Eigenschaften der Produkte finden sich heute in Standard-Softwarepakten wieder. Reservate tun sich für die herkömmliche Technologie in bestimmten Branchen wie der Pharma-Industrie sowie für spezifische Anwendungen in der Produktdokumentation auf. Dokumenten-Manage-ment-Lösungen werden häufig bereits in Kombination mit der Archivierung angeboten. Hierdurch kann der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes von der Entstehung über die Unterstützung des Bearbeitungsprozesses bis zur Langzeitarchivierung unterstützt werden.
| | |
|
|
Klassisches Dokumenten-Management
| (document management)
|
State-of-the-Art 1999
Merkmale und Eigenschaften der Produkte
| State-of-the-Art 2001
Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule
|
Eigenständige Anwendungen
| Nachgeordnete Dienste
|
Client-Server-basiert
| Web-Server basiert
|
Lokale und zentrale, eigenständige Lösungen
| Verteilte Systeme, ASP- und DMCO-Lösungen, gemischt zentral-dezentral-verteilte Systeme
|
Eigene Clienten Indizieren, Navigieren, Recherchieren im Client-Server-Umfeld; View-Module für das Enabling für Client-Server und Browser
| Integration in kaufmännische Lösungen, Groupware, Office und andere Anwendungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis
|
Diverse Verfahren der elektronischen Unterschrift
| Digitale Signatur nach europäischer Richtlinie
|
Eigene Repositories und Datenbanken in Verbindung mit SQL- und Volltext-Datenbanken
| Meta-Datenbanken, Lokalisierer, Agenten, Suchmaschinen, objektorientierte Datenbanken, XML-basierte Datenbanken
|
Eigene Benutzerverwaltung, teilweise mit Download aus Host-Benutzerverwaltungen; Kombination mit herkömmlichen Netzwerk-Berechtigungssystemen
| Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnte Directory Services
|
Integration Email und Fax
| Integration beliebiger Objekte aus verschiedenen Umgebungen, MultiMedia
|
Check in/Check out, Versionierung
| Rendition-Management
|
Notebook-Anbindung mit Konsolidierung
| Konsolidierung offline, nearline und online Dokumentenbestände
|
Manuelle Indizierung mit freier Eingabe, Auswahllisten, Thesauri
| Automatische Klassifikation und Indizierung, selbstlernende Systeme, Integration von Thesaurus-Navigations-Anwendungen
|
LAN-/WAN-basiertes Management von strukturierten Informationssammlungen (Publikationen, Handbüchern etc.)
| Web-Publishing, Output-Management mit direkter Verteilung, Workflow
|
Office-Produkte-Anbindung; Schnittstellen zu Groupware und Workflow für Kommunikation
| Integration in beliebige Anwendungen; Basiskomponente für Knowledge-Management-Anwendungen
|
ASCII, Ursprungs- und eigenständige Formate bei der Speicherung
| XML, HTML, neue Formate für Farbbilder, MultiMedia, Container; Konverter
|
Anbindung an Archivsysteme
| Komplettes DMS-Outsourcing mit Nutzung über Web; Kombination von ASP- mit Inhouse-Lösungen
|
|
|
Workflow
Workflow begann als das Routing von Dokumenten in der Verbindung mit der Archivierung. In den letzten Jahren entwickelten sich drei wesentliche Typen des Workflows: der „Production-Workflow“ zur Abbildung komplexer, kontrollierter Abläufe, die eigentliche Vorgangsbearbeitung, „Ad-hoc-Workflow“ auf Basis von Email und elektronischen Formularen und der „Collaborative-Workflow“, die Abbildung voneinfachen Abläufen mit kooperativen Groupware-Produkten. Der Production-Work-flow wurde ergänzt um Design- und Geschäftsprozessoptimierungs-Tools zur Gestaltung der Prozesse. Inzwischen ist Workflow-Funktionalität in fast allen kaufmännischen Anwendungen, Groupware und zahlreichen Branchenapplikationen direkt integriert. Ähnlich wie beim klassischen Dokumenten-Management wird dieser Produktbereich als eigenständige Disziplin mittelfristig verschwinden.
| | |
|
|
Workflow
| (process management)
|
State-of-the-Art 1999
Merkmale und Eigenschaften der Produkte
| State-of-the-Art 2001
Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule
|
Eigenständige Anwendungen und Kombination mit vorhandenen Applikationen
| Nachgeordnete Dienste, integrierte „Engines“; spezielle CC-, CRM-, CMS- und Web-Publication-Anwendungen; Ablösung herkömmliches Email durch kontrollierten Nachrichtenversand
|
Client-Server-basiert, seltener Host-basiert (obwohl traditionelle Host-Anwendungen schon lange Ablaufsteuerungen beinhalten – sic!)
| Web-Server basiert
|
Lokale und zentrale, eigenständige Lösungen
| E-Business-Basis-Komponenten , verteilte Systeme mit Abarbeitung von Workflow-Tasks an verschiedenen Arbeitsplätzen und zentraler Konsolidierung/Zusammenführung; ASP-Lösungen; Web-basierte Formulare; Mini-Workflows als Infrastruktur-Komponenten; Workflow für Enterprise-Portals; WAP-Unterstützung mittels Nachrichten
|
Eigene Oberflächen für die Bearbeitung der Workflows, Hostemulation für Anwendungsintegration, Dokumenten-Viewer; vorrangig Client-Server-Clienten
| Integration in kaufmännische Lösungen, Groupware, Office und andere Anwendungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis
|
SQL- und Volltext-Datenbanken
| Meta-Datenbanken, Lokalisierer, Workflow-Agenten, objektorientierte Datenbanken
|
Eigene Benutzerverwaltung, Download aus Host-Benutzerverwaltungen
| Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnten Directory Services; Rollenmodelle
|
Nutzung separate Archivsystemkomponenten für die Faksimile-Dokumentenerfassung
| Hochautomatisierte, spezielle Subsysteme mit direkter Integration in die Workflow-Funktionalität
|
Manuelle Indizierung mit freier Eingabe, Auswahllisten und Prüfung gegen vorhandene Stammdaten, Barcode-Steuerung
| Automatische Klassifikation und Indizierung, selbstlernende Systeme
|
Diverse Verfahren der elektronischen Unterschrift
| Digitale Signatur nach europäischer Richtlinie
|
Eigenständige Formate für die Speicherung von Prozess- und Meta-Daten, Container und Profile
| Austausch und Interaktion auf Basis von XML
|
Separate Prozess-Design-Komponenten oder –Tools
| Integration selbstlernender Komponenten zur Prozessoptimierung; Extraktion von Prozessdaten zur Laufzeit und dynamische Prozessanpassung im Rahmen eines permanenten, automatisierten Re-Designs
|
Office-Produkte-Anbindung; Schnittstellen zu SAP, Exchange und Notes; Kombination mit Dokumenten-Management und Archivierung
| Integration in Groupware wie Outlook, Exchange, Notes, Domino und webfähige Internet-Office-Anwendungen; Output-Management; Intranet- Extranet- und Internet-Publikation; Basiskomponente für Knowledge-Manage-ment-Anwendungen; „Web-Workflow-Hosting“ und ASP-Modelle, Ablaufsteuerung in beliebigen E-Business-Anwen-dungen
|
|
|
Knowledge Management
Der Begriff Knowledge Management ist noch vielfach umstritten: beinhaltet er nur das „explizite Wissen“, das definierbar, erfaßbar, nachlesbar und nachvollziehbar ist oder aber auch das „implizite Wissen“ in den Köpfen der Mitarbeiter, das auf persönlichen Erfahrungen, ad-hoc-Prozessen der Erkenntnis und subjektiven Einsichten beruht. Man kann sogar einen Schritt weiter gehen und vom „kollektiven Wissen“ sprechen, das erst durch die Zusammenführung von Informationen auf Basis von partizipativen, kooperativen oder kollektiven Lernprozessen entsteht. Kleinster gemeinsamer Nenner der Definition ist das „Meta-Wissen“, das Wissen über die Quellen der Information, seien es Datenbanken, Personen oder Papierarchive. Auch die Anwender von solchen Lösungen definieren diesen Begriff für sich jedesmal neu und anders. Gleiches gilt für die systemtechnischen Ursprünge – vom Groupware-Ansatz über ein erweitertes Dokumenten-Management, Enterprise-Portal-Lösungen, DataWareHouses, Management-Informa-tionssysteme bis hin zu den klassischen Expertensystemen reicht hier die Bandbreite. Man gewinnt den Eindruck, Knowledge Management ist derzeit nur ein Etikett für die Zusammenführung bereits bestehender Technologien zur verbesserten Informationserschließung. Neue Ansätze kommen nur durch die automatische Klassifikation und neuartige Retrieval-Tech-nologien hinzu.
| | |
|
|
Wissensmanagement
| (knowledge management)
|
State-of-the-Art 1999
Merkmale und Eigenschaften der Produkte
| State-of-the-Art 2001
Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule
|
Eigenständige Anwendungen; Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen
| Integrative Middle-Ware-Dienste; Verdichtungsdatenbanken; Enterprise-Portals
|
Client-Server oder Web-Server-basiert
| Web-Server basiert
|
Lokale und zentrale, eigenständige Lösungen
| Verteilte Systeme, ASP-Lösungen
|
Eigene Clienten für Client-Server und Browser
| Bestandteil von Portal-Lösungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis für beliebige Anwendungen
|
Eigene Datenbanken, Repositories und DataWarehouses optimiert auf die Trainings-, Auswertungs- und Logik-Software
| Meta-Datenbanken, Agenten, Suchmaschinen, objektorientierte Datenbanken; Knowledge-WareHousing; XML-Repositories; „Profiler“-Software
|
Eigene Benutzerverwaltung, Kombination mit herkömmlichen Netzwerk-Berechtigungssystemen
| Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnten Directory Services; Rollenkonzepte
|
Manuelle Indizierung mit freier Eingabe, Auswahllisten und Prüfung gegen vorhandene Stammdaten, wissensbasierte Vorschläge, Logikprüfung; Training-Software
| Selbstlernende Systeme, Rollen-Profile, automatische Klassifikation, neuartige Navigations-Anwen-dungen, Informationsverdichtung und -be-wertung, Entscheidungshilfe-Systeme, Informationsentsorgung
|
Übernahme von Ergebnissen aus Internet-Recherchen
| Wissensdienstleistung durch automatisierte externe Agenten und Service-Provider; Kombination von „öffentlichen Wissen“ mit „Inhouse Wissen“
|
|
|
Content Management
Die Bezeichnung Content Management ist inzwischen sehr beliebt geworden. Content, der Inhalt, ist zukünftig Meßlatte für die Attraktivität eines Angebotes. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es um die Akzeptanz-Stei-gerung im Unternehmen, oder um die Gewinnung von Kunden im E-Commerce geht. Im wesentlichen geht es bei Content Management um die Verwaltung von Informationen, die Intranet-, Extranet- oder Internet-WebSites bereitgestellt werden. Einerseits kommen hier als nachgeordnete Dienste herkömmliche Host- und Client-Server-Systeme zum Einsatz. Andererseits werden aber immer mehr Web-Server-basierte Produkte angeboten, die besser mit den URL-Strukturen, HTML- und XML-Dokumenten umgehen können. Es zeichnet sich ab, daß Web-Content-Management ein eigenständiges Marktsegment wird. Auch die Anbieter von kaufmännischer Software, von Datenbanken und besonders von E-Business-Anwendungen haben sich inzwischen dieses Themas angenommen. Da Content Management relativ neu ist, bleibt auch die Spalte „State-of-the-Art 1999“ relativ leer.
| | |
|
|
Content Management
| (web content management)
|
State-of-the-Art 1999
Merkmale und Eigenschaften der Produkte
| State-of-the-Art 2001
Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule
|
Nur wenige „echte“ Produkte
| Eigenständige Datenbanken und Anwendungen auf XML-Basis; Ablösung herkömmlicher Dokumenten-Management-Anwendungen im Internet-Umfeld
|
File-System- oder Datenbank-basiert
| Web-Server-basiert; „Web-Space“-Archive
|
Lokale, verteilte und zentrale, proprietäre Lösungen
| Web-Portal-Lösungen für B2E, B2B und B2C, ASP-Lösungen
|
Browser
| Bestandteil von Portal-Lösungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis für beliebige Anwendungen; WAP-Unterstützung
|
Elektronische Unterschriften; kryptographische Absicherung des Informationsaustausches
| Digitale Signatur nach europäischen Richtlinien; Kryptographie; Abrechnungs-, Zahlungs- und Accountingmodule; MMCRS MultiMedia Clearing Right Systems
|
File-System-orientierte Link-HTML-Seiten-Strukturen; meistens nur herkömmliche Datenbanken (vorrangig Oracle)
| XML-Repositories; „Profiler“-Software; erweitere MultiMedia-Datenbanken
|
Bisher unzureichende Benutzerverwaltungen, Kombination mit herkömmlichen Netzwerk-Berechtigungssystemen
| Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnten Directory Services; Rollenkonzepte, Profil-Konzepte
|
Speicher- und Bereitstellungsformate: HTML, GIF, „real“-Video u.a.
| Neue Formate, vorrangig XML
|
|
|
Die „Implementierungslücke“
Die IT-Hersteller bringen kontinuierlich neue Innovationen auf den Markt. Die Zyklen für Produkte, sei es Hardware oder Software, haben sich auf ein Jahr reduziert – quasi von Fachmesse zu Fachmesse. Ungeachtet dessen wird es zunehmend schwieriger, eine gute Qualität der Produkte zu gewährleisten. Von diesem Marktdruck sind besondere kleinere Softwarehersteller hart getroffen. Dies betrifft im besonderen Maße die DRT Document-Related-Technologies-Hersteller. Hinzu kommt, daß von den Anwendern ein besonderer Spagat gefordert wird: einerseits soll das Produkt natürlich technologisch Up-to-date sein und über die aktuellsten Funktionen verfügen, andererseits wird verlangt, daß die gespeicherten Informationen jahre- oder gar jahrzehntelang zur Verfügung stehen.
Die zunehmende Konzentration im DRT-Markt macht deutlich, daß nicht jeder Anbieter in diesen Wettlauf gewinnen kann. Dies trifft besonders „One-product-companies“, also Anbieter, die nur ein Produkt verkaufen oder nur in einem einzelnen kleinen Marktsegment ohne ausgesprochene Branchenspezialisierung tätig sind. Viele Anbieter von herkömmlichen, eigenständigen DMS-Produkten sind bereits vom Markt verschwunden, wurden aufgekauft oder sind in das Lager der Systemintegratoren gewechselt.
Was hat dies nun mit der „Implementierungslücke“ zu tun?
Die „Implementation Gap“- mehr schlecht als recht ins Deutsche übertragen - ist der Widerspruch zwischen den Anforderungen an die Produkte, der Bewerbung, den Marktprognosen, dem Anspruch der Branche – und den tatsächlich installierten Lösungen. Anspruch und Wirklichkeit klaffen hier weit auseinander.
Betrachtet man beispielsweise die Vielfalt der DMS-Lösungen, die bereits installiert wurden, so ist festzustellen, daß es sich bei den meisten lediglich um Abteilungslösungen und in der Mehrzahl um relativ einfache Archivierungssysteme handelt. Die Unternehmen, die Workflow oder Knowledge Management als Unternehmenslösung eingeführt haben, kann man fast an den Fingern einer Hand abzählen. Bei den im Einsatz befindlichen Lösungen kam es denn auch weniger auf die „modernsten Features“ als auf die Verläßlichkeit der Systeme an. Wie auch bei Textverarbeitungssoftware oder anderen komplexen Softwareprodukten wird bis heute meistens nur ein relativ kleiner Ausschnitt der technischen Möglichkeiten überhaupt genutzt.
Die Marktdurchdringung ist immer noch sehr gering – lediglich ca. 12 - 17% der heute installierten IT-Lösungen, die archivierungswürdige Daten und Dokumente erzeugen, verfügen über ein Dokumenten-Management-, Workflow- oder Archivsystem. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) haben in den letzten Jahren die Investition in diese Systeme gescheut. Die Argumente waren: „zu aufwendig“, „zu schwierig“, „zu teuer“, „zu wenig qualifiziertes Personal dafür“, „zu wenig profitabel“, „bringt mir nicht einen neuen Kunden“ usw. Dabei bieten gerade KMUs die Chance, mit geringem Aufwand wirklich eine unternehmensweite Lösung zu etablieren, die von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden kann. Hier überlassen die DMS-Anbieter aber derzeit den großen Groupware-Herstellern wie Microsoft und Lotus das Feld. Diese beiden Anbieter haben sich inzwischen selbst zahlreiche Merkmale von DRT einverleibt.
Letztlich entscheidend für den großen Durchbruch ist die Verfügbarkeit von effizienten, kostengünstigen und möglichst genau den Anforderungen des Anwenders entsprechende Lösungen. Der Weg zur Überwindung des „Implementation Gap“ führt über fertige Branchen- oder Problemlösungen – nicht über die Anhäufung immer neuer Funktionalität. Zudem ist es für den potentiellen Anwender heute wichtiger, ob das Produkt in einer vergleichbaren Umgebung und Anwendung bereits erfolgreich läuft.
Der Wettlauf mit den großen Softwareanbietern, den SAP`s, Oracle`s, Microsoft`s und IBM`s dieser Welt kann von den DMS-Anbietern kaum gewonnen werden. Die DRT-Branche muß den Nutzen ihrer Lösungen deutlicher vermarkten. Den Anbietern bleibt nicht viel Zeit, sich und ihre Produkte neu zu positionieren. Bereits heute kommen aus dem Umfeld von Internet- und Intranetlösungen, durch die Bereitstellung zentraler Dienste für Workflow- und Dokumenten-Management und durch die Integration von DRT als Basistechnologie in zahlreiche andere Anwendungen neue Markt-trends auf – und wie heißt es so schön – „wer zu spät kommt, den bestraft das Leben“.
Metadata
