Business Process Management.
Geht man an die Wurzeln dieses Begriffes im Deutschen, Geschäftsprozessmanagement, dann muss man feststellen, dass dies bereits seit Urgedenken beim kleinen Handwerker wie auch beim Großkonzern tägliche Praxis ist. Ohne das Vorhandensein und die Abwicklung von Geschäften gäbe es ja schließlich die Unternehmen nicht. Also meinen wir hier eigentlich nur das durch Software unterstützte Business Process Management. Dies sind einerseits Produkte und Lösungen, die uns von Anbietern angedient werden, andererseits aber organisatorische Aufgaben, die den Einsatz solcher Lösungen erst möglich machen. Leider wird der Blick auf das organisatorische Umfeld durch vermeintlich einfach einzuführende technische Lösungen häufig verstellt. Ähnliches gilt für BPO, Business Process Optimzation, oder BPR, Business Process Re-organisation – zwei beliebte weitere Akronyme in diesem Zusammenhang.
Zwei wesentliche Ziele verfolgt BPM aus übergeordneter Sicht: Einmal, Prozesse effizient, einfach anpassbar, kostengünstig und schnell durchführbar zu machen. Eine effizientere Organisation der Prozesse verspricht Kosteneinsparungen, besseren Kundenservice und schnellere Marktpräsenz. Zum Zweiten sollen Prozesse nachvollziehbar und kontrollierbar werden. Neben den eigentlichen Geschäftsprozess legt sich so ein zweiter Prozess, der die Qualität, die Ergebnisse, die Nachvollziehbarkeit, die Überwachung und die Kontrolle der Geschäftstätigkeit ermöglicht. Dieser begleitende Prozess liegt im Interesse der Unternehmen, um bessere Transparenz zu erhalten, andererseits wird er durch den allgemeinen Compliance-Trend forciert.
Beschränken wir uns also hier auf das Thema Business Process Management aus Sicht von technischen Lösungsangeboten. BPM selbst besitzt keine allgemeingültige und verbindliche Definition. Auch die im August 2000 gegründete BPMI.ORG (Business Process Management Initiative) bleibt eine einheitliche Definition ihrer Mitgliedsunternehmen schuldig. Die vorhandenen Definitionen, beispielsweise von Gartner oder Hewlett Packard sind so unscharf, dass sich sowohl alle organisatorischen Maßnahmen, als auch unterschiedliche Systemtechnologien darin wiederfinden können. Der bisher feststellbare einzige gemeinsame Nenner ist, dass es um die Beherrschung komplexer Geschäftsprozesse geht. Hierbei werden alle Phasen von der Prozessanalyse über die Konzeption, Modellierung und Simulation optimierter Prozesse, bis zur Schließung des Lifecycle-Prozesses durch Auswertung der Laufzeitinformationen mit den Modelldaten eingeschlossen. Der Offenheit des Begriffs und der Einbeziehung aller Phasen von der Untersuchung bis zur Optimierung eines Prozesses entsprechend, tragen unterschiedliche Systemkomponenten dem BPM Rechnung. Sie reichen von Tools zur Unterstützung der Analyse und Modellierung von Prozessen (GPO-Tools) über Integration-Server, Messagingsysteme, WMS, Data Warehousing-Produkte bis hin zu CRM-Systemen. Die Einsatzgebiete betreffen sowohl die Unternehmen intern, als auch unternehmensübergreifende Ansätze. Neben den reinen Tools lassen sich somit in erster Linie Lösungen zur Integration heterogener Systemlandschaften, zur Steuerung von Datenflüssen, sowie von Geschäftsprozessen im Sinne von Business Rules identifizieren. Vor diesem Hintergrund definiert PROJECT CONSULT den technischen Ansatz von BPM folgendermaßen:
„BPM kennzeichnet die Zusammenführung unterschiedlicher Systemkomponenten, die in ihrer Kombination eine verbesserte unternehmensweite Prozess- und Daten-steuerung ermöglichen“.
Wesentliche Komponenten von BPM sind daher Werkzeuge zur Gestaltung von Prozessen, die eigentlichen Serverdienste, die die Prozesse durchführen wie z.B. Workflow-Engines, integrative Komponenten, die Informationen aus verschiedenen Anwendungen zusammenführen, und Werkzeuge zur Kontrolle der Prozesse. Hieraus ergibt sich, dass Workflow eine wesentliche Komponente von BPM ist, BPM aber deutlich über Workflow hinausgeht. Ging es in den vergangenen Jahren häufig nur darum, ob man aufwendigen „Production-Workflow“ oder nur einfachen „E-Mail-Workflow“ benötig,e so setzt heute modernes Business Process Management auf eine ganzheitliche Betrachtungsweise, die die unterschiedlichen technologischen Ansätze zusammenführt. Im Vordergrund steht der Anspruch prozessgesteuert jedem Mitarbeiter unabhängig von Ort oder Zeit genau die richtige, benötigte Information zur Verfügung zu stellen und Kontrolle über die Bearbeitung und das Ergebnis des Prozesses zu erhalten. Neuartige Prozesslösungen erlauben nicht nur das effiziente Design von Geschäftsabläufen, sondern nutzen die Daten der Verarbeitung und Nutzung im produktiven System um Optimierungsvorschläge wieder an die Design-Komponente zurückzuspielen. Hierdurch wird nicht nur der Bruch vom theoretischen Planen zum lauffertigen System überwunden, sondern auch die kontinuierliche, automatisch angestoßene Verbesserung der Prozesse erreicht. Durch moderne EAI Enterprise Applikationen Integration Module und Dienste, ist BPM in der Lage auch Prozesse über verschiedene Anwendungen, Plattformen und Standorte zu kontrollieren. Eine effiziente Prozesssteuerung bildet hier im Gegensatz zum herkömmlichen Verbinden von Systemen das Rückgrat einer einheitlichen Systemlandschaft. EAI- und Workflow-Technologien ergänzen sich.
BPM hat in den letzten Jahren als Thema wieder an Bedeutung gewonnen. Unternehmen, die bereits andere Bereiche, z.B. im Umfeld der kaufmännischen oder der Produktionssteuerungssoftware optimiert haben, stellen fest, dass das größte noch nicht erschlossene Potential in den Prozessen der Verwaltung steckt. Durch Archivsysteme und elektronisches Dokumentenmanagement wurden bei der Handhabung der Informationen häufig bereits erhebliche Verbesserungen erzielt, so dass die Optimierung der Prozesse selbst nun in den Fokus rückt: „Information hat nur dann einen inhärenten Wert wenn sie auch in Prozessen zur Verfügung gestellt wird.“ Genau hier setzt BPM an – Daten, Dokumente, Prozesse und Anwender situationsgerecht und automatisiert zusammenzubringen. (Kff)
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