DocuWare AG hat im Dezember 2006 und Januar 2007 von Ernst & Young die Software DocuWare 5.1 gemäß dem Prüfungsstandard PS 880 des Instituts für Wirtschaftsprüfer (IDW) unter anderem auf Ordnungsmäßigkeit, Revisionssicherheit und Aufbewahrungsfristen untersuchen lassen. Laut Prüfbericht erfüllt DocuWare 5.1 des DMS-Herstellers alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO, GoBS und GDPdU. DocuWare-Anwender können somit bei der elektronischen Ablage aufbewahrungspflichtiger Dokumente alle nötigen Vorschriften einhalten. (KM)
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| Infobox DocuWare
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URL:
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Firmierung:
| DocuWare AG
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Stammsitz:
| Germering
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GF/CEO/MD:
| Jürgen Biffar
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Börse:
| ./.
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Zuletzt behandelt
| Newsletter 20060928Newsletter 20060928
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Benchpark Rating:
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DRT-Markt Eintrag
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URL press releases:
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Produktkategorien:
| Cap, Arc, COLD, DMS
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Viele Anbieter von Archiv- und ECM-Systemen haben ihre Software nach den IDW-Standards oder nach den FAIT-Richtlinien prüfen lassen. Man darf dabei aber nicht übersehen, dass eine solche Prüfung dem Produkt nur eine grundsätzliche Eignung bescheinigt. Letztlich kommt es weiterhin darauf an, wie der Anwender das Produkt einsetzt und es sicher betreibt. Der Prüfbericht bescheinigt der Software, dass sie grundsätzlich über alle Funktionen und Mechanismen verfügt, die man braucht, um die rechtlichen Vorschriften einzuhalten. Für das Produkt ist dies ein gewisser Qualitätsstandard und sichert dem Anwender die notwendige Funktionalität zu. Der Nachweis des ordnungsgemäßen Einsatzes kann jedoch weiterhin nur vor Ort geprüft werden. Dabei spielt die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle. In ihr wird festgehalten, wie das System eingesetzt wird, welche Daten und Dokumente gespeichert werden, wie die Indizierungssystematik aufgebaut ist, welche Sicherheitsstandards eingehalten werden und weitere wichtige Kriterien nach HGB, AO und GoBS. Eigentlich sollte eine solche Verfahrensdokumentation direkt im System als kleine Anwendung mitgeführt werden können, die automatisch die Einstellungen des Systems übernimmt und alle Veränderungen mitprotokolliert. Heute kommen meistens noch Textdokumente oder kleine separate Softwaretools zum Einsatz. Vielleicht wird aber irgendwann das Thema „Selbstdokumentation eines Archivsystems“ auch den Eingang in Richtlinien wie die FAIT, GoBS und andere finden. Immerhin eines könnte die Selbstdokumentation bewirken – dass die Wertigkeit einer Produktprüfung wesentlich besser wird und die individuelle Dokumentation und Prüfung einer Lösung vor Ort erheblich vereinfacht. (Kff)
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