Der ISDF International Standard for Describing Functions (ISDF) des Committee of Best Practices der ICA International Council on Archives (http://www.ica.org) ist ein Standard, der dabei unterstützen soll, den Kontext der Erstellung eines Records zu bewahren. ISDF bietet Unterstützung bei der Beschreibung von Funktionen und der Beziehung zu den von diesen Funktionen erstellten Records. Der Standard zielt somit auf Situationen, in denen es wichtiger ist, die Beziehung zwischen dem Record und der Funktion die den Record erstellt hat zu speichern, als die Beziehung zwischen der Körperschaft, die den Record erstellt und dem Record zu speichern. ICA-ISDF ergänzt so die bisherigen Standards ICA-ISAD(G) zur Beschreibung von Archivmaterial und ICA-ISAAR(CPF) zur Beschreibung von Erstellern von Records um die Möglichkeit weitere Kontextinformationen über die Erstellung eines Records zu speichern. (SMe) | | |
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Der Standard greift ein wichtiges Problem des Records Managements auf: der Bewahrung des Kontextes. Während es früher im elektronischen Records Managements ausreichend war, das eigentliche Record ordentlich zu speichern und über Metadaten auffindbar zu machen, geht es inzwischen immer mehr um den Kontext einer Records, den Zusammenhang mit Geschäftsprozessen und mit anderen Records. Nehmen wir ein Beispiel aus der freien Wirtschaft – eine Rechnung. Eine Rechnung ist nur im Kontext von Anfrage, Angebot, Auftrag, Liefernachweis usw. richtig interpretierbar. Sie benötigt gegebenenfalls zusätzlich Verweise auf Geschäftsprozesse, Kundeninformationen, Produktdaten und andere Dokumente. Im Bereich der klassischen Archive der öffentlichen Hand geht es hierbei nur um eine eher eingeschränkte Sicht in Bezug auf die Herkunft eines Records und der Zuordnung zum ursprünglichen Bestand. Die Anforderungen der freien Wirtschaft finden erst langsam Eingang in das Denken von Archivaren. Mit den Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (siehe unten) wurde so jetzt auch erstmals der Anlauf unternommen, die besonderen Umgebungen mit zu betrachten, die den Kontext eines Records bestimmen. Letztlich ist die Anforderung, Records bereits während ihrer Entstehung zu erfassen und die Prozesse nachvollziehbar zu machen. Fehlen diese Kontext-Informationen, endet das Record doch nur wieder als vereinzeltes Objekt im Archiv. (Kff)
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