Washington - Schätzungen zufolge sind fast 35 Prozent der geschäftskritischen Inhalte von Unternehmen in E-Mail-Anwendungen gespeichert. Trotzdem verfügen nur weniger als 10 Prozent aller Unternehmen über Vorschriften und Systeme für die Speicherung und Verwaltung ihrer E-Mail-Nachrichten. Zunehmend schreiben auch Regulierungsbehörden vor, dass bestimmte E-Mails drei oder mehr Jahre aufbewahrt werden müssen, um später etwa für Revisionszwecke verfügbar zu sein.
Wie folgenden Beispiele zeigen sollen, wird das Nichteinhalten von gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften in den USA mittlerweile nicht mehr als Kavaliersdelikt abgehandelt. So wurde Philip Morris in einem kürzlich veröffentlichten Urteil zu einer Geldstrafe von 2,75 Millionen US-Dollar verurteilt. Die Systemadministratoren des Tabak-Konzerns hatten, entsprechend interner Praxis folgend, Mails immer nach sechs Wochen gelöscht.
Der Deutschen Bank wurde durch die amerikanische Börsenaufsicht SEC eine Millionenstrafe auferlegt, nachdem sie drei Jahre lang immer wieder übertriebene Aktienempfehlungen veröffentlicht haben soll und anschließend die Ermittlungen verzögerte, indem angeforderte E-Mails nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt wurden. Allein letztere Tatsache kostete 7,5 Millionen US$ der insgesamt 87,5 Millionen US$ hohen Strafe. Gerade das Verschleppen von Ermittlungen der SEC ist ein Thema, was deutschen Unternehmen, auch im normalen US-Zivilverfahren, nicht ernst genug sehen, weil es schwer vorstellbar scheint, der Gegenseite die Beweismittel zu liefern. Bei Herausgabeaufforderungen genannter Informationen ist also Vorsicht geboten. Man sollte diese schnell abarbeiten, ob noch größeren Ärger zu vermeiden. (FH)
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Wie heißt es so schön im SOA Sarbanes-Oxley-Act (http://www.sec.gov/about/laws.shtml#sox2002):
,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both." Amerikanische Gerichtsurteile können nicht exemplarisch für Deutschland gesehen werden. Weil sie aber die Richtung für den deutschen Markt vorgeben, sollten auch kleinere Unternehmen ihre E-Mail-Archivierung intensiv überdenken. Auch in Europa ist ab 2006 durch eine neue Direktive mit in nationales Recht umzusetzenden Regelungen zur Archivierung von E-Mails und anderen elektronischen, kaufmännischen Unterlagen zu rechnen. Rechtzeitige Planung ist also angesagt. (Kff/FH)
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