Walldorf – Seit Jahresbeginn 2002 müssen im Rahmen der GDPdU alle steuerlich relevanten Daten sowohl über das betriebliche DV-System (Z1 und Z2 Zugriffsverfahren der GDPdU) als auch über dem Prüfer überlassene Datenträger zugänglich, überprüfbar und auswertbar gemacht werden (Z3). Es reicht somit nicht mehr aus, im Voraus erzeugte Drucklisten zur Verfügung zu stellen, auch wenn diese auf einem optischen Archivsystem abgelegt wurden. SAP hat in diesem Zusammenhang mit zwei Problemstellungen zu kämpfen. Zum einen ist nicht in allen Modulen der geforderte Direktzugriff auf die archivierten Daten möglich, da die nötigen Selektionskriterien wie z.B. das Buchungsdatum bei der SAP-Datenarchivierung i.d.R. gelöscht werden. Es fehlt somit die Verknüpfung zwischen dem Beleg, Konto, Auftrag, Kostenstelle und Buchungsdatum. Nur in einigen Modulen wie der Finanzbuchhaltung besteht standardmäßig die Möglichkeit, die Indexdaten zu den Belegen im SAP-Archivfile zu speichern. Hier verbirgt sich allerdings das zweite Problem des Speichervolumens. Bei SAP machen die Indexdaten ca. 40 Prozent des Gesamtbelegs aus. Bei großen Volumina von mehreren Millionen Belegen im Jahr ist somit darauf zu achten, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren durchgehalten werden kann. Zudem handelt es sich bei dieser Art der Archivierung und Indexgenerierung über eine indirekte Behelfslösung. SAP spricht selbst von einem „Umweg“. Bei dieser Lösung ist weiterhin zu beachten, dass sie nur den online-Zugriff mit einem sog. Document Relationship Browser zulässt und keine Datenüberlassung auf Datenträger. Für diese Anforderung stehen SAP-eigene Mittel zur Verfügung wie das SAP Business Information Warehouse mit entsprechenden Queries und spezielle ABAP-Reports zur Verfügung. Ein weiteres und geeigneteres Tool ist DART (Data Retention Tool) des SAP-Softwarepartners PBS Software GmbH aus Bensheim ( http://www.pbs-software.com/default_d.html ). Dieses ist ab SAP/R3 4.6B in der Standardauslieferung ohne Aufpreis enthalten. Es kann allerdings auch in frühere Releasestände als add on installiert werden. SAP DART dient dazu, Daten in vordefiniertem Umfang zu extrahieren und auf externen Datenträgern oder einem Fileserver abzulegen. Welche Feldinhalte aus den Stamm- und Bewegungsdaten zu berücksichtigen sind bzw. dem Prüfer angezeigt werden sollen, ist lt. SAP mit der Finanzbehörde abzustimmen. Die bisherige Verfahrensweise von SAP, ausgelagerte Daten erst durch das Rückladen in temporäre Datenbanktabellen wieder verfügbar zu machen, wurde mit DART fallen gelassen. Prinzipiell ist diese Verfahrensweise zwar auch weiterhin möglich, allerdings eher als fiktive Möglichkeit zu betrachten. Dem stehen u.a. auch technische Restriktionen, da sich vom Buchhaltungsbeleg abhängige Belege z.B. aus Vertrieb (SD) oder Materialwirtschaft (MM) nicht über die eingegrenzte Buchhaltungsperiode in das SAP-System zurück holen lassen. Statt dessen werden mit DART Datenbankdaten und Archivdaten mittels eines mit PBS archive add ons generierten Archivindex direkt zur Selektion herangezogen. Da DART in den USA entwickelt wurde, wird gegenwärtig mit einem Pilotkunden unter Beachtung der deutschen Anforderungen CDART (Complete Data Retention Tool) realisiert. Dieses unterstützt die Module FI, CO, FI/CO, MM, SD, nicht unterstützt werden AM und Stammdaten. Mit einem marktfähigen Produkt rechnet SAP im dritten Quartal 2002. (MF)
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Mit SAP DART versucht SAP (zuletzt behandelt im Newsletter 20020710Newsletter 20020710) gerade noch rechtzeitig die technischen Voraussetzungen zur Erfüllung der Anforderungen der GDPdU umzusetzen. Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat das Prüfungsverfahren für eine von den Finanzbehörden zu verwendende Software abgeschlossen und 14.000 Lizenzen des Produkts „IDEA“ von der Firma Audicon ( http://www.audicon.net ) erworben. IDEA wurde erstmalig vor über 17 Jahren vom Kanadischen Rechnungshof entwickelt, seit Juli 2000 ist CaseWare IDEA International Inc. ( http://www.caseware.com ) für das Produkt verantwortlich. Der Einsatz in Deutschland soll nach entsprechender Ausbildung der Prüfer flächendeckend erfolgen. IDEA ist für den Import, die Selektion und Analyse großer Datenmengen ausgelegt. Die Hersteller von Anwendungs- und Finanzbuchhaltungssoftware sind aufgefordert, die für eine Verwertung in IDEA erforderlichen Datenformate und Strukturinformationen zu liefern. Die seitens IDEA erforderlichen Formate sind ASCII feste Länge, ASCII Delimited, EBCDIC feste Länge, EBCDIC variable Länge, Excel, Access, dBASE, Lotus 123, Druckdateien, Dateien von SAP AIS, in RDE konvertierte AS/400 Datensatzbeschreibungen. Die Spezifikation wurde am 01.07.2002 vom BMF veröffentlicht.
SAP hat das erforderliche Schnittstellenformat SAP/AIS mit den wichtigsten Anbietern von Revisionssoftware abgesprochen. Hierzu gehören die ACL Services Ltd., Vancouver BC, Kanada ( http://www.acl.com/de ), CaseWare und Audicon. Damit ist sicher gestellt, dass die mit CDART oder altenativen Tools extrahierten Daten durch die IDEA-Software verarbeitet werden können. Für SAP-Anwender ist wichtig zu wissen, dass die aufbewahrungspflichtigen Daten auch das Geschäftsjahr 2001 betreffen, wenn dieses am 31.12.2001 endet, da die Abschlussbuchungen erst in 2002 erfolgen. Da CDART erst für den deutschen Markt entwickelt wird, sollte es als Produkt Anfang des dritten Quartals 2002 zur Verfügung stehen. Bisher ist PROJECT CONSULT keine Ankündigung bekannt, dass dies im Verlauf des Monats Juli tatsächlich passiert ist. Sollte die Entwicklungs- und Testphase für CDART noch längere Zeit beanspruchen, können Anwender auch auf die Alternative des SAP-Partners PBS das PBS archive add on CFI zurückgreifen, welches ebenfalls die Anforderungen bzgl. der Finanzbuchhaltungsdaten erfüllt. In Bezug auf CDART ist weiterhin zu beachten, dass alle über das SAP-ADK (Archive Development Kit) archivierten Daten zunächst in die Datenbank zurück geladen werden müssen, bevor die Daten extrahiert werden können. Da außer der Behauptung seitens PBS, dass mit ihren archiv add ons der generierte Archivindex direkt zur Selektion herangezogen werden kann, kein weiterer Hinweis oder Bestätigung hierfür bekannt ist, sollte dieser Punkt vorsichtshalber noch einmal mit der PBS geklärt werden. (MF)
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