ELO´s serverbasiertes E-Mail-Archivierungsmodul
Stuttgart – ELO Digital Office GmbH (http://www.elo-digital.de) mit Server basiertem E-Mail Archivierungsmodul. Die ELO Lösung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Ein Einsatz ist sowohl zusammen mit der Client/Server Software ELOprofessional als auch mit der plattformunabhängigen Java-basierten ECM Lösung ELOenterprise möglich. Das Modul bietet neben der Möglichkeit einen zusätzlichen Virenscanner einzubinden, auch die Funktion, eingehende E-Mails in unabhängige Formate umzuwandeln, um ihre Lesbarkeit auch in Zukunft sicherzustellen. (FH) | | |
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Jedes Unternehmen, egal welcher Größenordnung, kämpft heute mit der Verwaltung seiner E-Mails. Wird keine systematische E-Mail-Archivierung eingesetzt, so bleibt es dem einzelnen User überlassen, welche Mails er in welcher Form aufbewahrt. Ein gefährliches Vorgehen, denn bereits heute bestehen jede Menge Vorschriften z.B. nach HGB/AO oder nach dem Produkthaftungsgesetz, die bewirken, dass E-Mails aufbewahrt werden müssen. Ist eine E-Mail oder ein Anhang signiert, müssen diese Dokumente sogar zwingend elektronisch aufbewahrt werden. Der Ausdruck auf Papier genügt dann nicht. Hilfe schafft eine revisionssichere Archivierung der E-Mails. Dabei sollte diese Archivierung möglichst nicht als Standalone-Lösung konzipiert sein, sondern in das gesamte elektronische Archivsystem des Unternehmens integriert werden. Mit der seit letztem Jahr verfügbaren E-Mail-Archivierung von ELO (zuletzt behandelt im Newsletter 20050912Newsletter 20050912) ist ein solcher Archivierungsprozess für die Produktlinien ELOprofesional und ELOenterprise grundsätzlich möglich. E-Mails können sowohl im Originalformat, als in ein Langzeitformat konvertiert archiviert werden. Mailtext und Anhänge können separat indiziert werden. Nach Herstellerangaben sind E-Mail-Integrationen für alle namhaften E-Mail-Systeme wie z.B. Notes, Outlook/Exchange, GroupeWise, SAP-Office, Tobit verfügbar. Für MS Outlook wird das Modul ELOprofessional E-Mail Transmitter angeboten, mit dem die E-Mails automatisiert in ein ELO-Archiv übertragen werden. Über ein HTML-Plugin kann auf die archivierten E-Mails direkt aus der Outlook-Oberfläche zugegriffen werden. ELO hat in den letzten Jahren seine Produktpalette zielgerichtet und konsequent ausgebaut. Hierzu gehört auch ein integriertes E-Mail-Modul. (JH)
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