Die elektronische Rechnung als Voraussetzung für schnelle Buchungsprozesse, zügiges Berichtswesen und „fast close“
Die elektronische Rechnung hat eine lange Geschichte hinter und eine grosse Zukunft vor sich. Dank der vom deutschen Handels- und Steuergesetzgeber gewählten Art der Signatur wird ihr ein hoher Grad an Vertrauen zugemessen. Es gibt Meinungen, die aussagen, die elektronische Rechnung besitze einen Vertrauensgrad weit über der papiergebundenen Rechnung.
Einer der grossen Vorteile der elektronischen Rechnung ist, dass sie, einmal in den workflow des Unternehmens eingespleisst, sich allen Folgeprozessen gleichzeitig anbietet. Nur mit ihr können Administrations- und Prüfprozesse parallelisiert werden. Dies hat auf die Erstellung der Berichte im Unternehmen und die Erarbeitung der Abschlüsse, seien es Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse, eine tiefgehende Wirkung. Alle Buchungs-, Prüfungs- und Abstimmarbeiten, die nicht unbedingt sequentiell erfolgen müssen, können so verteilt werden, dass ihre Ergebnisse in kürzester Zeit bei den anfragenden Stellen vorliegen und weiter verarbeitet werden. Und, wenig erstaunlich, je kürzer die unterjährigen Berichtszyklen und je stringenter deren Anforderungen an Datenqualität, desto schneller ist der Jahresabschluss erstellt. Das gilt für nicht-konzernierte Unternehmen ebenso wie für Konzerne; und bei Letzteren auf allen Ebenen!
Einführung der elektronischen Rechnung
Die Einführung elektronischer Rechnungen im Unternehmen ist eine komplexe Aufgabe. Die Amortisationszeit der Einführungsaufwendungen jedoch ist sehr kurz. Es lohnt sich auch aus anderlei Gründen, sich dieser Aufgabe zu stellen. Völlig zu Unrecht ist die elektronische Rechnung als kapriziös verrufen. Dabei ist sie eine Notwendigkeit. Vor allem grosse Unternehmen wollen aus Kostengründen elektronische Rechnungen versenden und erhalten. Und sie wirken mit ihrer ganzen Macht auf kleinere Unternehmen ein, sich diesem Zug anzuschliessen. Dabei ist Überzeugung immer besser als Überredung! Denn wenn die elektronische Rechnung im Kreise von Unternehmern diskutiert wird, dann wird sie vor allem aus der Sicht des Vorsteuer-Abzugs besprochen. Dann wird Thema, dass die qualifizierte elektronische Signatur so schwierig anzubringen, so unmöglich zu prüfen sei, dass dieses Verfahren doch besser wieder abgeschafft werde. Dabei ist es gerade die qualifizierte elektronische Signatur, die im elektronischen Beleg Vertrauen erweckt in Integrität, Authentizität und Nichtabstreitbarkeit. Und genau diese Eigenschaften führen zur Beschleunigung der Prozesse.
In diesem Beitrag geht es um den Nutzen, den die Einführung elektronischer Rechnungen in jedem Unternehmen erzeugen kann. Es beginnt schon beim Belegtransport. Im grossen Unternehmen von der Poststelle über mehrere Genehmigungsstellen zur Buchhaltung; in kleinen Unternehmen vom Unternehmensbüro zu Steuerberater. Die Belege sind lange unterwegs, die Auskunftsfähigkeit ist temporär nicht gegeben; die Skontofähigkeit auch in grossen Unternehmen nicht vorhanden. Völlig anders unter Einsatz elektronischer Rechnungen: Belege bleiben stets bei im Unternehmen, Papier wird digitalisiert; und daraus Buchungsbelege erzeugt. Länger als 2 Tassen Kaffee dauert das nicht. Diese Buchungsbelege werden in einem Archiv sicher über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten. Die Archivierung genügt den Vorschriften der GOBS und der GDPdU. Durch Archivlösungen und durch die Herstellung von Datenträgern zur Überlassung an die Steuerprüfer mindert sich der Aufwand bei Betriebsprüfungen.Ausserdem sorgt die Archivlösung für ein schnelles Finden von Belegen im „elektronischen Aktenschrank“. Viele Unternehmen ziehen wegen der umfassenden Suchmöglichkeiten und der Schnelligkeit des Auffindens gesuchter Informationen das Archiv der papiergebundenen Belegsammlung vor. Natürlich braucht es dazu den Ablagerahmenplan, der an die vorhandene Organisations- struktur angepasst ist. Dieser „elektronische Aktenschrank“, in dem SmartCard-geschützt die Belege, alle Handelsbriefe sowie aller Schriftverkehr sicher verwahrt werden, ist ein reiner Sergen. Auf diesen Schrank hat jeder Zugriffsberechtigte jederzeit von seinem Internet-Zugang, geschützt durch die SmartCard und das nur ihm bekannte password Zugriff. So sind die zuständigen Mitarbeiter ebenso wie die Steuerkanzlei stets über alle relevanten Belege und deren Archivort informiert und finden in kürzester Zeit, was zur Arbeit gebraucht wird. Alles, was man hierzu benötigt, sind ein PC mit Internet-Zugang sowie eine SmartCard mit SmartCard-Leser. Mit all diesen Aktivitäten sowie der Speicherung von Stammdaten von Banken und Geschäftspartnern reduziert man Erfassungsaufwand und mindert damit Fehlerrisiken. Ein einfacher Zeitsparrechner wie der beiliegende Tabelle Zeitersparnis digitale Belege.xls zeigt jedem schnell auf, welche Einsparpotenziale hier liegen. Das alles lässt sich nur durch digitale Belege oder digitalsierte Papiere erreichen.
Gerade Tätigkeiten, die außerhalb des Kerngeschäfts liegen, wie die Belegorganisation oder das Schreiben von Rechnungen, bedeuten in mittelständischen Unternehmen erheblichen Aufwand für die Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass in vielen Betrieben oft noch Medienbrüche beim Informationsfluss an der Tagesordnung sind, weil Daten teils elektronisch, teils auf Papier existieren. Und selbst wenn im Prinzip alle Daten digital vorliegen, steht einer zeitnahen Analyse oft eine heterogene Systemlandschaft im Weg: Programme für die Warenwirtschaft, die Rechnungsschreibung oder Bankensoftware kommen häufig von unterschiedlichen Herstellern und können nicht integriert betrieben werden. Im Resultat sind deshalb die im Unternehmen vorhandenen Informationen meist nicht aktuell genug, um schnell und gezielt Nutzen daraus zu ziehen - etwa bei der Steuerung von offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.
Optimierte Prozesse durch elektronische Rechnung
Eine optimale Prozessorganisation führt die unternehmensbezogenen Daten zusammen, die im Unternehmen selbst, beim Steuerberater, bei Behörden und bei anderen Institutionen - wie etwa Banken, Dachorganisationen oder Verbänden - produziert werden. Der Betrieb kann dann von einer integrierten Erfolgs- und Finanzplanung profitieren, die die Bereiche Absatz und Umsatz, Investitionen, Materialbeschaffung, Finanzierung, Steuergestaltung und Personalkosten beinhaltet. Kern eines solchen Systems sind die Informationen aus der Debitoren/Kreditoren-, der Anlagen- und der Lohnbuchführung.
Mit der Integration verbunden ist ein schnellerer Informationsfluss zwischen allen Prozessbeteiligten, der zudem eine höhere Informationsqualität und -aktualität zur Folge hat. Während der Unternehmer so eine bessere Datengrundlage für seine laufenden Geschäftsentscheidungen zur Verfügung hat, erhält der Steuerberater Material, auf dessen Basis er zeitnah fundierte Ratschläge für die Unternehmensentwicklung erteilen kann.
Realisieren lässt sich dieser schnelle und umfassende Informationsfluss über einen modernen, rationellen Geschäftsprozess. Je nach Ausgangslage und Anforderung können die einzelnen Abläufe zwischen Unternehmen und Steuerberatungskanzlei abgestuft und arbeitsteilig eingerichtet werden, angefangen mit der Digitalisierung und elektronischen Bereitstellung von Belegen bis hin zum betriebswirtschaftlichen Steuerungs-Cockpit für die unterjährige Lagebeurteilung des Unternehmens. Soweit möglich, wird die Informationsverteilung dabei automatisiert, wobei „die Buchhaltung“ oder „der Steuerberater“ unter Einsatz von moderner IT und Rechenzentren die Funktion einer Datendrehscheibe übernimmt. Dies gilt auch für den Datenaustausch mit Dritten, etwa wenn es darum geht, gesetzlich vorgeschriebene Bescheinigungen an Ämter und Behörden zu übermitteln.
Dazu kommt ein modular aufgebautes System von Online-Anwendungen rund um das Belegwesen, die den Unternehmer bei seinen täglichen Geschäftsvorgängen unterstützen. Darunter finden sich Programme zur Belegverwaltung, zur Kassen- und Rechnungsbuch-führung, zur Lohndatenerfassung sowie zur Anzeige der Buchführungs- und Lohnauswertungen. Durch den Einsatz dieser Anwendungen hat das Unternehmen seine Belege stets im Zugriff und ist uneingeschränkt auskunftsfähig. Betriebswirtschaftliche Auswertungen lassen sich zeitnah und auf aktuellem Stand erzeugen. Außerdem können die offenen Forderungen und damit die Liquidität aktiv überwacht werden.
Nutzenargumente
Der Nutzen, der hieraus erzeugt wird, ist enorm. Bei täglicher/ wöchentlicher Buchung stehen tages-/ wochenaktuelle Daten zur Verfügung. Ausgehend vom Liquiditätsstatus über Zahlungsverkehr und Mahnwesen werden nicht nur Skonto- und Factoring-Fähigkeit hergestellt, sondern gleichzeititg eine der Stellschrauben für Unternehmenserfolg, das Management des working capital angezogen. Die Lücke zwischen Debitoren- und Kreditoren-Laufzeit wird geschlossen, die Liquidität verbessert sich. Es gibt noch viele andere Effekte, aber zum Ende dieses Beitrags will ich noch auf eine weitere Besonderheit hinweisen, die es nur bei Einsatz elektronischer Rechnungen geben kann, den sog. fast close; die schnelle Berichts- und Abschlusserstellung. Die durchschittliche Zeit zwischen Ende des Wirtschaftsjahres und Veröffentlichung des Jahresabschlusses beträgt in Deutschland ca. 62 Tage. Das ist erstaunlich, denn die Buchführung müsste zum Ende des Wirtschaftsjahren soweit abgestimmt sein, dass allenfalls noch Bewertungs- und ggf. Konsolidierungsfragen eine Rolle spielen. Unternehmen sind heute auf eine täglich, mindestens aber wöchentlich abgestimmte Finanzbuchhaltung angewiesen, denn sie müssen sich im Markt viel schneller bewegen als noch vor 10 Jahren. Zudem fordern Öffentlichkeit, Kapitalgeber, Finanzmarkt, Kreditgeber und die Unternehmensleitung schnelle, zutreffende, aussagekräftige Informationen, die die aktuelle Position des Unternehmens bestimmen und Auskunft über Vermögens-, Finanz- und Ertragslage geben. Dazu dienen
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| | · | Quartalsabschlüsse, Monatsabschlüsse, abgestimm-te Wochenübersichten mit den dazugehörigen Listen |
| | · | Plan-Ist-Vergleiche |
| | · | Segmentberichterstattung |
| | · | Shareholder Value Reporting |
wobei die Anforderungen an die Inhalte gleichzeitig gestiegen sind. IFRS kam als neuer Accounting-Standard hinzu. Neben der Handelsbilanz nach HGB oder IFRS sind Ableitungsrechnungen zur Ermittlung des steuerlichen Ergebnisses zu erstellen. Das bedeutet Parallelität der Abschlüsse, zumindest für Quartals- und Jahresabschluss. Für externe Berichterstattung sind die Ergebnisinformationen abzuleiten und für die interne Steuerung müssen einheitliche Datenbases, -strukturen und -formate vereinbart und geschaffen werden, inkl. dazugehöriger Standardkontenpläne und Buchungsregeln. Dies alles verlangt hohe Datenqualität und –konsistenz sowie höchstmögliche Aktualität der Daten, damit das Unternehmen flexibel auf Veränderungen seines Umfeldes reagieren kann. Dieser Veränderungsdruck auf das Rechnungswesen erfordert eine systematische Bestandsaufnahme und Ermittlung von Handlungsbedarfen.
Eine Beschleunigung von Zwischen- und Jahresabschlüssen ist mit Einsatz elektronischer Rechnungen erreichbar. Elektronische Rechnungen führen wegen ihrer Singularität im System zu vereinheitlichten und integrierten Datenbeständen im Unternehmen. Die Verteilung der Informationen über das Unternehmen hinweg spiegelt die Informationsstrukturen wider und gibt Hinweise auf Verbesserungsspotenziale, die gehoben werden können. Standardisierung von Berichten und Datenquellen, Parallelisierung der Arbeiten, gern auch mit workflow- und work-sharing-tools bringt hohe Zeitersparnisse. Ausserdem ist das die Voraussetzung für eine Optimierung von Melde-, Abgleich-, Abschluss- und Berichtsprozessen. Lassen sich Teile davon automatisieren, wird weitere Zeit eingespart und zudem hochqualifiziertes Personal entsprechend ihrer wertvollen Ausbildung eingesetzt, anstatt in Routinearbeiten zu verharren. Einhergehend mit Automatisierung und Parallelisierung lassen sich zugleich Berichts- und Abschlussarbeiten vorverlegen und damit die Zeit bis zur Vorlage verkürzen. Das setzt natürlich eine effiziente Planung und ein effektives Management der durchzuführenden Arbeiten voraus.
Zwischen Kostensparen und Genauigkeit
Im Bemühen, Kosten im Rechnungswesen einzusparen, bewegt sich jedes Unternehmen zwischen den Polen „Pragmatismus“ und „Genauigkeit“. Auch hier gilt das Paretop-Prinzip: 20 % Aufwand erbringen 80 % Leistung; die letzten 20 % Leistung kosten dann 80 % Aufwand. Eine Kosten-Nutzen-Analyse wird zu dem Wunsch führen, die Komplexität im Rechnungswesen zu beschneiden. Es muss entschieden werden. Gerade die Integration von Daten aus internem und externem Rechnungswesen bringen Komplexität und damit Prozesskosten mit. Sie bringen an anderen Stellen im Unternehmen Nutzen; zB wenn die Verkürzung der Debitoren-Laufzeit eine Verbesserung des working capital bringt. Natürlich muss eine Buchführung auch im Detail „genau“ sein. Aber der Dateneinsatz in internem und externem Rechnungswesen kann durchaus unterschiedlich ausgestaltet werden. Ziel muss immer sein, ein definiertes Niveau an Datenqualität zu erreichen. Die 60 %-ige Erreichung eines diffusen 150 %-Niveaus ist nicht das Ziel!
Das Thema elektronische Rechnung ist komplex. Es allein aus der Sicht des Vorsteuer-Abzugs oder des Dokumenten-Management-Systems zu diskutieren, würde der Vielfalt seiner möglichen Nutzen nicht gerecht. Es unter dem Gesichtspunkt einer mittelfristig erzielbaren Investitionsrendite zu betrachten bringt positive Überraschungen. Die elektronische Rechnung ist ein Querschnitts-Thema, das das ganze Unternehmen fordert. Dafür sichert es auch das ganze Unternehmen ab.
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