Gastbeitrag von Roy Grunewald, Seniorberater CENIT AG E-Mail: r.grunewald@cenit.de Webseite: www.cenit.de/eim
Roy Grunewald war von 1998 bis 2000 Mitglied im PROJECT CONSULT Beraterteam. 1. Was ist eine digitale Akte?
Das wachsende Dokumentenvolumen aus unterschiedlichen Kommunikationskanälen erfordert heutzutage übersichtliche und vereinheitlichte Ablagestrukturen. Daher hat sich die digitale Akte zu einer zentralen Komponente innerhalb eines Enterprise Content Management Systems (ECM) entwickelt. Sie dient dazu, Dokumente und Inhalte strukturiert abzulegen. Die klare Strukturierung gewährt dem Anwender schnell einen Überblick über alle wichtigen Informationen. Jedoch ist eine digitale Akte mehr als nur eine Dokumentenliste. Eher kann sie als eine Integrationsplattform aufgefasst werden, die alle relevanten Informationen auf übersichtliche Art und Weise darstellt.
2. Von der Papierakte zur digitalen Akte
Auf dem Weg von der Papierakte zur digitalen sind einige Punkte im Vorfeld zu klären. Es muss eine neue Ablagestruktur geschaffen werden. Die bisherige Aktenablagestruktur kann als Basis dienen, es sollte aber im Zuge der Einführung überprüft werden, ob diese Struktur noch den aktuellen Anforderungen gerecht wird. In vielen Unternehmen existiert keine einheitliche Ablagestruktur – jede Fachabteilung hat ihr eigenes System. In diesem Fall sollte eine Überprüfung stattfinden, ob nicht eine Standardisierung stattfinden kann. Das Finden einer guten Ablagestruktur ist keine leichte Aufgabe. Die Struktur sollte einfach und verständlich sein, so dass jeder Mitarbeiter sich sofort zurechtfindet.
Der erste Schritt bei der Definition einer Ablagestruktur ist die Bestimmung der Aktentypen, die ich in Zukunft führen möchte. Eine Vertragsakte, eine Projektakte, eine Kundenakte oder zum Beispiel eine Personalakte stellen jeweils andere Anforderungen an das ECM-System und die Aktenkomponenten. Es existieren Lösungen am Markt, die sich auf einen bestimmten Aktentyp spezialisiert haben, und andere, die einen eher generellen Ansatz verfolgen. Die spezialisierten Lösungen haben den Vorteil, dass sie sich normalerweise schneller einführen lassen, vorausgesetzt natürlich, dass das Produkt die eigenen Anforderungen gut widerspiegelt. Änderungen an diesen Produkten sind jedoch häufig nicht so einfach umsetzbar. Ein Nachteil ist auch, dass der Anwender mehrere Produkte verwenden muss, welche alle mehr oder weniger gut harmonieren, wenn man mehrere Aktentypen verwenden möchte.
Diese Probleme zeigen die eher generischen Lösungen nicht. Sie verfolgen den Ansatz, einen gemeinsamen Datentopf zur Verfügung zu stellen – dadurch können die Dokumente problemlos in mehreren Akten eingeordnet werden. Den verschiedenen Anwendergruppen werden unterschiedliche Sichten auf den Datenbestand gewährt, in Abhängigkeit vom Anwendungsfall. Der Vorteil ist, dass die Anwender nur eine einzige Applikation benötigen, was die Akzeptanz der gesamten Lösung fördern kann.
Die Akzeptanz der digitalen Akte ist ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Einführung. Wenn die Anwender sich nicht mit der Lösung identifizieren können oder die Lösung ihrer bisherigen Arbeitsweise zu stark widerspricht, kann das gesamte Projekt scheitern. So sollten von Anfang an die Fachbereiche mit in die Planung einbezogen werden, auch wenn dadurch der Aufwand für das Projekt größer wird. Es sollten während des gesamten Projektzeitraumes Ansprechpartner aus den Fachbereichen für Rückfragen zur Verfügung stehen. Es kann auch sehr sinnvoll sein, in regelmäßigen Abständen den aktuellen Projektstand am „lebenden“ System vorzuführen, um frühzeitig Probleme zu erkennen und entsprechend gegensteuern zu können. Die Einführung einer digitalen Akte ist ein strategisches Projekt, welches durch die Geschäftsführung getragen und gefördert werden muss. An dieser Stelle hat sich Einrichtung eines Lenkungsausschusses bewährt.
Eine weitere Herausforderung stellt die Behandlung der Altakten dar. Zunächst sollte bewertet werden, ob wirklich alle bestehenden Papierakten in digitale Akten gewandelt werden müssen und wann. Je nach Geschäftsmodell eines Unternehmens sind ältere Aktenanteile evtl. nur extrem selten oder aber auch genau so häufig im Zugriff wie neuere Aktenanteile. Es ist hier keine „Entweder-Oder“-Entscheidung nötig. Der Einsatz einer Hybrid-Akte kann sinnvoll sein, welche sowohl digitale als auch papiergebundene Akten verwaltet. Somit vermag das Unternehmen flexibel zu entscheiden, ob und wann welche Papier-Bestände digitalisiert werden müssen.
Ein großer Vorteil der digitalen Akte gegenüber der Papierakte ist die Integrationsfähigkeit mit den Bestandssystemen. Wobei hier immer beide Richtungen betrachtet werden müssen: einerseits die Integration der Akte in die Bestandssysteme und andererseits der umgekehrte Weg – die Integration der Bestandssysteme in die Akte. Hier bietet sich ein Enterprise Service Bus (ESB) als Integrationsplattform an. Verfügt das ECM-System zusätzlich noch über eine BPM-Komponente, so kann eine ganzheitliche Lösung aus BPM, digitaler Akte und ESB erstellt werden. Das BPM-System steuert und verwaltet die Vorgänge, die Akte sorgt für die Dokumentenverwaltung und der ESB dient zum Datenaustausch zwischen Akte und Bestandssystemen. Damit wird die digitale Akte zu einem Kernsystem innerhalb der Unternehmens-IT.
3. Zusammenfassung
Die digitale Akte gewinnt in Unternehmen eine immer bedeutendere Rolle. Sie kann als Einstiegspunkt für die Bearbeitung von Geschäftsprozessen dienen und stellt alle relevanten Informationen an einer Stelle zur Verfügung. Die Einführung einer solchen Lösung kann für Unternehmen eine strategische Bedeutung haben. Dieser Stellenwert sollte bei der Projektorganisation und -durchführung berücksichtigt werden. Aber der Einsatz lohnt sich: die Kosten für die Einführung werden durch den Produktivitätszuwachs und das Einsparen von Kosten für das Papierarchiv schnell wieder amortisiert. (RG)
Metadata