Digitale Aktenführung in der Verwaltung – Veränderung braucht Akzeptanz und Kommunikation
Gastbeitrag von Heike-Angela Baltruweit und
Susan Teichmann, Dataport AöR, Projekt Dorea E-Mail Heike-Angela.Baltruweit@dataport.de
Webseite: www.dataport.de In modernen Verwaltungen sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) keine unbekannte Größe mehr. Während vielfach bis ins letzte Detail die technische Seite der infrage kommenden DMS beleuchtet wird, gerät der menschliche Aspekt oft in Vergessenheit. Akzeptanz von Veränderungsprozessen ist aber der entscheidende Garant für eine dauerhaft erfolgreiche Umsetzung. Um diese zu erreichen braucht es Aufmerksamkeit, Fingerspitzengefühl und die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten. Dies kann auch bedeuten Standardsoftware auf die Bedarfe der gelebten Prozesskultur eines Unternehmens anzupassen. Diesen Weg hat der Dienstleister für moderne Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) der öffentlichen Verwaltung Dataport gemeinsam mit dem Softwarehersteller PDV-Systeme GmbH beschritten.
Rahmenbedingungen der Veränderung: Eine neue Produktlinie wird geboren
Ende 2008 haben Dataport und PDV-Systeme die schrittweise Einführung des Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement-Systems VISonMOSS vereinbart. „VIS on MOSS“ ist eine neue Produktlinie der Firma PDV, die die Basisdienste von VISkompakt als Basisdienste in MOSS (Microsoft Office Sharepoint Server) bereitstellt. Vorausgegangen waren der Entscheidung von Dataport eine Marktanalyse der in Frage kommenden Produkte und eine Bewertung anderer Optionen wie Papierarchiv und Outsourcing, bei denen keine vollends überzeugen konnte.
Ausschlaggebend für die Lösung VISonMOSS waren vor allem wirtschaftliche und rechtliche Gründe. Zukünftig soll Microsoft Office SharePoint im Unternehmen Dataport eingeführt werden.
Abb. 1 Darstellung VISonMOSS mit Schnittstellen zu Fachanwendungen und Archivsystem
Kunden, die bereits das PDV-Produkt VisKompakt einsetzen, haben ein großes Interesse an der Weiterentwicklung VISkompakts in Richtung MOSS-Integration. Somit besteht die Möglichkeit, die Erfahrungen mit dem neuen Produkt auch für spätere Kundenlösungen nutzen zu können. Im Hause Dataport vorhandenes Fachwissen kann für das Projekt Dorea (Dorea steht für Dokumente revisionssicher elektronisch archivieren) eingesetzt und aufgebaut werden.
VISonMOSS, das PDV in den letzten Monaten in enger Zusammenarbeit mit Dataport auf Kundenseite entwickelt hat, erweitert über gekapselte Zusatzdienste die kollaborativen MOSS-Funktionalitäten um eine revisionssichere Ablage von Dokumenten sowie weitere spezifische Verwaltungsfunktionalitäten.
Ein wichtiges Ziel in der begonnen Einführungsphase ist es, doppelten Aufwand für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der beteiligten Unternehmenseinheiten weitestgehend bereits in den ersten Umstellungsschritten zu vermeiden.
Alle müssen mit:
Veränderung braucht Akzeptanz und Kommunikation
Mit der erfolgreichen Projektumsetzung Dorea verbindet Dataport ambitionierte Ziele:
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| | · | der Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen wird beschleunigt und langfristig sichergestellt |
| | · | die Dokumentation der Prozesse / Transparenz der Dokumentenablage wird verbessert |
| | · | die Standards für den Umgang mit Dokumenten wird entwickelt und eingeführt |
| | · | Doppelarbeit und mehrfaches Ablegen von Dokumenten wird vermieden |
| | · | die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften wird gewährleistet |
| | · | dem Wissensverlust wird entgegengewirkt und das Unternehmenswissen besser genutzt. |
Von Anfang an wurde die im Hause vorhandene Erfahrung und Fachkompetenz eingebunden. Ein Team von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren aus den verschiedenen Organisationseinheiten wurde gebildet. Zunächst haben diese gemeinsam mit der Projektleitung das wichtigste Element, quasi das „Rückrat“ eines elektronischen Archivsystems – ein neues, dataportweit gültiges aufgabenbezogenes Ordnungssystem für die Ablage von Dokumenten (Aktenplan) entwickelt. Hier wurde und wird besonders auf eine prozessorientierte Ablageform geachtet, denn nur so können die gestellten Ziele in einem komplex aufgebauten Unternehmen wie Dataport überhaupt realisiert werden. Parallel zur Erstellung des Aktenplans wurde das Grundgerüst für eine Regelung des Umgangs mit unternehmensrelevanten und aufbewahrungswürdigen Aufzeichnungen erarbeitet.Um diese Aufgabe zu unterstützen haben die Multiplikatoren begonnen, eine Negativliste aufzustellen, die die Aufzeichnungen aufführt, welche nicht abgelegt werden müssen.
Âbb. 2 Deckblatt einer Akte in VISonMOSS
Der Entwurf des Aktenplan Dataport ist in VISonMOSS abgebildet. Erläuterungstexte und Beispiele helfen den Anwenderinnen und Anwendern die richtige Zuordnungsentscheidung zu den einzelnen Kategorien (Hauptgruppe, Gruppe, Betreffseinheit) zu treffen. Im nächsten Schritt sind die Multiplikatorinnen und Multiplikatoren im Umgang mit der neuen Software geschult worden und können nun überprüfen, inwieweit die Aufzeichnungen der von ihnen betreuten Einheiten nach der neuen Struktur abgelegt werden können, ob die Erklärungstexte ausreichend sind und wo möglicherweise Softwareanpassungen für eine gute Handhabbarkeit erforderlich sind. Die Ergebnisse werden gesammelt und zusammen mit den Rückmeldungen aus den verschiedenen Gremien, Veranstaltungen und Workshops gesichtet, ausgewertet und in einem abschließenden Workshop zum Aktenplan noch einmal diskutiert. Auf Basis dieser Ergebnisse wird der Aktenplan angepasst und den Führungsgremien zur Abstimmung vorgelegt.
Ohne Aufwand geht es nicht:
Veränderung braucht Ressourcen
In einem Dienstleistungsunternehmen wie Dataport stehen Kundenaufträge selbstredend an erster Stelle. Interne Projekte wie DOREA begeben sich hier in Konkurrenz um knappe Ressourcen, vor allem im technischen Support und in den Softwarekompetenzzentren. Auch hier gilt es von Anfang an alle Beteiligten mitzunehmen, die Bedeutung des Projektes für Dataport und seine Kunden aufzuzeigen und es so voranzutreiben. Gleichzeitig müssen die Kosten natürlich im Blick bleiben. Der Aufbau von hauseigener Kompetenz kann diese nach einer Anfangsphase begrenzen, ohne auf notwendige Maßnahmen verzichten zu müssen. Die Schulungen der Dataport Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zum Beispiel in der Pilotphase VISonMOSS von Trainern der PDV Systeme GmbH durchgeführt. Sie werden im Rahmen der folgenden Einführungsprojekte vom Dataport eigenen Trainingsteam übernommen.
Institutionalisierung der Veränderung:
Der Weg durch den Düsterwald
Change Management ist eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Es ist so, wie es die Autoren in ihrem Buch „Der Weg zur professionellen IT“ beschreiben, wer erfolgreich vom Kontinent der Veränderung zum Kontinent der Stabilität gelangen will, der muss den beschwerlichen Weg durch den dichten „Düsterwald“ auf sich nehmen. Ist im ersten Schritt eine klare Führungsentscheidung für diesen Weg getroffen, so werden im zweiten die Beteiligten durch eine frühzeitige Einbindung in geeigeter Form – hier wurde der Einsatz von MultiplikatorInnen gewählt – und eine offene Kommunikationstruktur mitgenommen. Auf dem weiten Weg zur Institutionalisierung, vom Ungewohnten und Befremdlichen zur Gewohnheit und Selbstverständlichkeit im Arbeitsalltag braucht es von allen Beteiligten Engagement und Verantwortungsbereitschaft, Respekt und Klarheit in der Kommunikation sowie eindeutige Führungsentscheidungen auf allen Ebenen. Hierin sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Dataport geübt, schließlich entspricht das den Unternehmsgrundsätzen des Hauses.
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