AUTODIGIT wird browserfähig
Frankfurt/Main - Die AUTODIGIT Software AG ( http://www.autodigit.de ) -DMS-EXPO Halle 1 Stand 211 -, Anbieter eines Informations- und Dokumenten-Management Systems, bietet mit Webgate den Zugriff auf Archivdokumente über das Internet an. Über den Internet-Explorer haben mobile Mitarbeiter zukünftig weltweiten Zugriff auf alle Archivdokumente. Die Dokumente werden als TIFF zur Verfügung gestellt, so daß für die Anzeige nicht die Originalsoftware benötigt wird. Für den mobilen Zugang bietet das Unternehmen die Nutzungsmöglichkeit des HP Journada 548 unter der Bezeichnung AUTODIGIT Pocket an. Ein Gerät, das halb so groß wie ein Palm Pilot ist und über Mobiltelefon mit dem Internet verbunden werden kann. Zu dem Produktportfolio gehören weiterhin die AUTODIGIT Intelliclass, die über eine vorher festgelegte Klassifikationsstruktur anhand von Schlüsselwörtern, Phrasen, Wortsequenzen und der Verknüpfung bestimmter Merkmale eingehende Dokumente automatisch klassifiziert, sowie AUTODIGIT Intellimail für die Weiterleitung von Eingangsdokumenten gemäß vorher festgelegter Regeln. Obwohl das Unternehmen von einer branchenneutralen Lösung für alle Geschäftsdaten spricht, liegen im Fokus der bisherigen Archivdokumente vor allem technische Zeichnungen, gefolgt von Dateien aus dem Microsoft-Umfeld wie Word oder Excel sowie gescannte Unterlagen. Der Preis für eine Einzelplatzversion in der Grundausstattung wird inklusive Beratung und Einrichtung vor Ort mit 1.980,00 DM ausgewiesen, was die Lösung insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen sowie für spezielle und klar umrissene Einsatzgebiete interessant erscheinen läßt. (MF) | | |
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Mittlerweile bieten so gut wie alle DMS- und Archivsystemanbieter den Zugang zu den Dokumenten über einen Browser an. Einige wie nun auch AUTODIGIT über ein Gateway, andere über die Bereitstellung eines browserfähigen Clienten und wiederum andere über Zusatzlösungen wie gegenwärtig noch die CE AG ( http://www.ce-ag.de )- DMS-EXPO Halle 1 Stand 213/214 - über die Lösung DocAKTE Web-Client der BOO Mensch + Computer AG ( http://www.boo.de ). Mit der Bereitstellung des AUTODIGIT Pocket springt das Unternehmen auf den Zug der Telekommunikationsunternehmen auf, was die allzeite Bereitstellung und Abrufbarkeit von Informationen über kleine handliche Geräte betrifft. Während solche Pocket-Produkte für einfache Office-Anwendungen wie Kalender- und Adreßfunktionen ihre Berechtigung haben und sich durchsetzen konnten, darf mit Interesse beobachtet werden, wie ein Anwender versucht, sich ein großformatiges technisches Dokument auf so einem Gerät anzeigen zu lassen. Weiterhin geht aus dem beschriebenen Funktionsumfang hervor, daß die Archivierung von Dateien aus anderen Anwendungen wie z.B. eMails oder Faxeingänge bisher nicht vorgesehen ist. Die beschriebenen realisierten Anbindungen beziehen sich ausschließlich auf die Weiterleitung bzw. den Versand von Dokumenten mit diesen Medien. Kunden, die die unternehmensweite Einführung eines DMS-/Archivsystems planen, tun deshalb gut daran zu klären, inwieweit von der Lösung COLD-Prozesse, Verzeichnisdienste, der einheitliche Zugriff auf Archivdokumente aus unterschiedlichen Quellen oder das Enabling in bestehende Anwendungen unterstützt werden. Die Preisgestaltung selbst darf nicht darüber hinwegtäuschen, daß die Einführung solch eines Systems mit einer Reihe organisatorischer Vorbereitungen verbunden ist. Auch die Bereitstellung und vor allem inhaltliche Ausprägung eines automatischen Klassifikationssystems ist alles andere als trivial und innerhalb von ein paar Stunden zu erledigen. So kommen beispielsweise Schlüsselwörter wie Antrag oder beantragen nicht nur in Anträgen und Verträgen vor, sondern auch in beliebigen anderen Dokumenten wie z.B. einer Beschwerde, in der ein Kunde/Klient die Einstellung eines bestimmten Verfahrens "beantragt". Im Versicherungsumfeld weisen daher Projekte zur Festlegung solcher Klassifizierungskriterien nicht selten eine Projektlaufzeit von bis zu einem Jahr auf, um eine Trefferquote von 95 Prozent zu erzielen. Der Anbieter spricht daher auch davon, daß die Dokumente nach einem "einheitlichen, intuitiven System abgelegt" werden. Das Problem ist nur, daß nur selten die Intuition von nur zwei Individuen bzw. Mitarbeitern übereinstimmt. Um zu vermeiden, daß Dokumente nicht gezielt gesucht und gefunden werden können, weil keine Einigkeit über den zu verwendenden Wortschatz besteht, sind ebenfalls Vorarbeiten in den Aufbau einer einheitlichen Begriffssystematik sowie der Bestimmung der "Identifizierenden Merkmale" zu leisten. Die Notwendigkeit zu diesen vorbereitenden Maßnahmen steigt in dem Maße, in dem unstrukturierte Dokumente mit freien Inhalten verwaltet werden sollen. (MF)
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