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SharePoint & ECM – Lösungen für SharePoint / MOSS 2007
Gastbeitrag von Frank von Orlikowski, Geschäftsführer, 
d.velop Portal Systems GmbH
 
E-Mail
fvo@portalsystems.de  
Webseite:
www.portalsystems.de, 
Webseite:  
www.ecspand.de 
Seit etwa 3 Jahren ist das Produkt Microsoft Office SharePoint Server 2007, kurz MOSS 2007 genannt, nun auf dem Markt und wird von Marketingspezialisten gerne als komplette ECM Plattform dargestellt. Was bedeutet denn aber eigentlich ECM Plattform? Darunter versteht man nach Definition eine Gesamtlösung u.a. aus den Komponenten revisionssichere Archivierung auf Storage Systemen, Dokumenten-Management, Aktenmanagement, Workflow-Management, Capturing Unterstützung, Records-Management, Web-Content-Management wie auch Collaboration und viele weitere verwandte Themengebiete. MOSS 2007 bietet viele dieser Funktionen als Infrastrukturprodukt an, ohne jedoch für jedes dieser Bausteine eine fertige und ausgereifte Lösung bereitzustellen.
MOSS 2007 stellt zum Beispiel eine ausgereifte Funktionalität im Bereich Collaboration oder auch Web-Content-Management bereit und kann sich dort durchaus mit marktbegleitenden Produkten messen. Betrachtet man aber zum Beispiel gezielt den Bereich des Dokumenten-Managements, so findet man zunächst gute Ansätze wie z.B. Versionierung, Versionsvergleiche, Check-out-in, Historienprotokollierung wie auch eine Metadatenverwaltung. Es fehlt aber an der strukturierten Führung und Anleitung für den Benutzer, wie Dokumente sinnvoll unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Rahmenbedingungen organisiert werden können. Außerdem gibt es Schwachstellen bei der Dokumentenorganisation, die einem unternehmensweiten und damit unternehmenskritischen Einsatz als zentrales Dokumenten-Management-System entgegen stehen wie z.B. dass Dokumente immer Sitebezogen abgelegt werden müssen, der fehlenden Darstellungsmöglichkeit von Abhängigkeiten verschiedenster Dokumentarten untereinander, der komplizierten Konfiguration einer optimalen Suche nach Dokumenten, der fehlenden hierarchischen Visualisierung von Dokumentstrukturen (Ordner, Bäume, Akten), der fehlenden Archivierungsmöglichkeit, dem Massendaten- und Dokumentgrößen Problem, der sehr engen Bindung an MS Office Versionen und der damit insgesamt eingeschränkten Langzeitstabilität. Trotzdem wurde nach dem Erscheinen der ersten MOSS 2007 Version schon das Ende der ECM-Anbieter ausgerufen.
Aber, nun 3 Jahre später, stellen wir fest, dass fast alle ECM-Anbieter Schnittstellen zu MOSS 2007 geschaffen haben, um genau die oben beschriebenen Probleme zu adressieren. Bisher ist festzuhalten, dass noch nicht viele Projekte im Markt existieren, die das Zusammenspiel von klassischen ECM-Systemen und MOSS 2007 aufzeigen. Der Gegensatz wird oft sehr deutlich.
Die ECM-Systeme haben meist funktional sehr ausgereifte Benutzeroberflächen mit einer Vielzahl von Funktionen, es existieren eigene integrierte Workflowlösungen und auch die Berechtigungskonzepte auf Basis von Rollen passen mit denen des MOSS 2007 nicht überein. Die meisten bisher umgesetzten Projekte bedienen sich eines ECM-Systems als Archivbackend für die Langzeitarchivierung und eines einfachen individuellen Clients im MOSS 2007 (WebPart) für die Darstellung der Dokumente und Akten. Von einer echten Integration kann nicht die Rede sein, denn es fehlen zumeist u.a. auch gemeinsame Trefferlisten aus übergreifenden Suchanfragen.
Gehen wir gedanklich wieder einen Schritt zurück und betrachten MOSS 2007 als ECM Infrastrukturprodukt, also als einen Baukasten, um komplexe ECM Anforderungen umzusetzen. Betrachtet man nun eine MOSS 2007 Entscheidung bei einem Unternehmen nicht nur als „Tool“-Auswahl sondern als IT-Infrastruktur-entscheidung so müssen folgende Fragen beantwortet werden:
Wie viele Systeme neben MOSS 2007 brauche ich um meine speziellen branchenspezifischen Anforderungen / Prozesse bedienen zu können? Dabei handelt es sich meist um ERP-Systeme, um Warenwirtschafts- und PPS Systeme, EMail-Systeme und um Spezialanwendungen.
Was ist aber mit den ECM Themen (Auflistung siehe oben)?  
Brauche ich ein separates DMS/ECM-System?  Workflow-System?  
Vertragsmanagement?  
Patentverwaltung?  
Projektmanagement?  
Wie viele Benutzeroberflächen und verschiedene Logins mute ich den Benutzern dauerhaft zu?  
Fahre ich den Ansatz „Best-of-bread“ oder schaffe ich eine Anwendungslandschaft, die auf Basis MOSS 2007 integriert die notwendigen Funktionen und Anwendungen bereitstellt?
Um eine solche integrierte Anwendungslandschaft bereitzustellen gibt es die folgenden Möglichkeiten:
1. Kategorie 
Geschickte Konfiguration der vielen MOSS 2007 Standardmöglichkeiten 
Vorteil ist, dass man nahe am Standard ist, volle Update-Sicherheit hat und meist preiswert; Nachteil: man braucht viel Projekt-Erfahrung und man kommt  sehr schnell an die Grenzen des MOSS 2007 Standards.
2. Kategorie 
Entwicklung individueller Lösungen (WebParts, ASP.NET, XSLT) um die Standardfunktionen zu erweitern 
Vorteil: man erhält genau die gewünschte Lösung; Nachteil: meist sehr aufwändig, Fehleranfällig; wenig updatesicher; hohe Abhängigkeit von den guten und meist raren Entwicklern mit Erfahrung.
3. Kategorie 
Einsatz eines Produktes.  
Dabei sollte man unterscheiden zwischen den Projektlösungen von Systemhäusern, die zur Weiterverwendung / Adaptierung angeboten werden und „echten“ Produkten von Produktherstellern mit erprobten Lösungen, kalkulierbaren Lizenzkosten, Updatefähigkeit.
Und genau dort wären wir angelangt bei dem Titel dieses Beitrages: „SharePoint & ECM – Lösungen für SharePoint / MOSS 2007“. Mittlerweile existieren viele Lösungen der Kategorie 1 und 2 und auch der Kategorie 3 mit Einschränkung auf die  Weiterverwendung / Adaptierung von durchgeführten Projektlösungen. Echte Produkte fehlen noch. Aber sie kommen. Unsere Empfehlung in diesem Kontext sieht wie folgt aus: Bevor man anfängt, eigenständig Lösungen für bestimmte Themen umzusetzen oder zu entwickeln, sollte man den Anbietermarkt nach vorhandenen Produkten „abscannen“. Es existieren bereits gute und ausgereifte Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen für MOSS 2007 mit fertigen Bausteinen für Archivierung, Aktenmanagement, Dokument-Viewing inkl. Redlining, Rendering (PDF/A oder TIF-Erstellung) oder auch Capturing Lösungen sowie die Integration in bestehende ERP-Lösungen.
Aufbauend auf diesen Grundbausteinen entstehen Lösungen für z.B. Vertragsmanagement, Projektverwaltung, QM Management oder Patentverwaltung. Ziel sollte es sein, dass diese Lösungen ausschließlich auf der SharePoint / MOSS Plattform ablaufen und konfiguriert werden und kein Drittsystem darunter liegt, welches sich dann mit den MOSS 2007 Konzepten „beißt“.
Das dieser Ansatz nicht immer gelingt, sollte auch klar sein. Was aber die DMS/ECM Branche in den vergangenen 20 Jahren an Lösungen entwickelt hat, kann nicht in 3 Jahren auf die SharePoint Plattform technisch transformiert werden, die Erfahrungen liegen aber vor – das Rad muss an dieser Stelle nicht neu erfunden werden – die Prozesse und Schnittstellen sind bekannt. Dass diese Entwicklung logisch und konsequent ist, davon gehen wir aus. Dass es dafür einen Markt gibt, dafür sprechen die reinen Verkaufszahlen des MOSS 2007 Servers weltweit. Wenn jetzt die umzusetzenden Prozesse  sukzessive  auf  die  MOSS 2007  Plattform übergehen, wird auch die Anzahl der Produkte und Lösungen größer werden.
 
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