Gastbeitrag von Hanns Köhler-Krüner,
Direktor Education Services EMEA,
AIIM international
E-Mail: Hkohler-kruner@aiim.eu
Webseite: http://www.aiim.org Collaboration ist das englische Wort für Zusammenarbeiten. Seit Jahren wird es immer wieder verwendet und in verschiedenen Zusammenhängen, von Prozessbeschreibungen bis hin zu Software . In allen Fällen arbeiten Gruppen auf ein gemeinsames und hoffentlich geschäftsbezogenes Ziel hin. Die wichtigste Arten lassen sind in 2 Gruppen einteilen.
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| | · | Die Synchrone oder zeitgleiche Zusammenarbeit, z.B. bei online Treffen oder auch Instant Messaging, wo alle Parteien gleichzeitig anwesend sind |
| | · | Die Asynchrone Zusammenarbeit über Mechanismen wie z.B. virtuelle Arbeitszimmer oder auch Email. |
Heutzutage sehen viele Unternehmen diese Art von Zusammenarbeit, als eine Methode um die Flut von Emails zu unterbinden. Wo möglich wird versucht, die Zusammenarbeit auf andere Technologien um zu lenken. Natürlich beinhalten solche Initiativen viel mehr als nur das Bereitstellen von neuen Technologien. Ein Unternehmen braucht hierzu viele Faktoren, die erkannt und erarbeitet werden muss. Diese sind unabhängig von irgendeiner Software Plattform :
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| | · | Bewusstsein – Alle sind Teil einer Arbeitsgruppe mit einem gemeinsamen Ziel. |
| | · | Motivation – Mitarbeiter versuchen gemeinsam die Herausforderungen zu meistern oder etwas weiter zu entwickeln |
| | · | Selbstbestimmung – Teilnehmer entscheiden einzeln, wann sich etwas zu ändern hat. |
| | · | Teilnahme – Alle nehmen aktiv an der Zusammenarbeit teil und erwarten das gleiche von anderen. |
| | · | Vermittlung – Alle unterhandeln und arbeiten zusammen und finden dabei den gemeinsamen Nenner |
| | · | Gegenseitigkeit – Teilnehmer teilen ihr Wissen mit und erwarten von anderen, dass sie das gleiche tun. |
| | · | Nachdenken – Wir denken nach, auch über Alternativen |
| | · | Engagement – Proaktive Arbeiten und nicht Abwarten ist unser Motto! |
Um diese Art von Zusammenarbeit zum Erfolg zu führen braucht eine Offenheit im Unternehmen, den Willen eigenes Wissen zu teilen. Gleichzeitig benötigt es aber auch die Kontrolle und Struktur um einen wirksamen Beitrag zu der wirtschaftlichen Zielen eines Unternehmens zu leisten. Resultate dieser oftmals freieren Art der Zusammenarbeit müssen gesammelt, gespeichert und aufgehoben werden bis ihre Relevanz nicht mehr gegeben ist.
In den letzten 12 Monaten ist ein begriff immer mehr gefallen: Enterprise 2.0. Dieser Begriff von Professor Andrew McAfee von der Harvard Business School “erfunden”. AIIM definiert Enterprise 2.0 als ein System von web-basierenden Technologien die schnelle und flexible Zusammenarbeit, Verteilung von Information, Integration und Trenderkennung in einem erweiterten Unternehmen anbieten können. Diese Definition erstand nach einer Markstudie die zeigte, das es kein Klarheit des Begriffes gab.
Professor McAfee sieht die folgenden Grundvoraussetzungen für Zusammenarbeit, die gegeben sein müssen. Er fasst dies zusammen in dem System „SLATES“.
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| | · | Suche: Suche nach Informationen, Personen und Information von Personen |
| | · | Links oder Verbindungen: Gruppieren von Informationen die Zusammen gehören |
| | · | Autoren: inkl. Blogs und Wikis |
| | · | Tags: Anwender können Tags hinzufügen |
| | · | Erweiterungen: Anbieten von Informationen auf Grund von Anwenderprofilen |
| | · | Signale: Anwenden können sich die Information z.B. per RSS Feeds zukommen lassen |
McAfee empfiehlt die Verwendung von Software, welche einfach zu gebrauchen ist, dem Anwender viele Freiheiten lässt und damit die Zusammenarbeit zwischen Anwendern ohne große Schulungen möglich macht. Die Barrieren zur Verwendung sollten möglichst niedrig liegen. Hierbei geht er auch davon aus, das es eine Reihe von Technologien gibt die mit Web 2.0 bekannt geworden sind und die auch in Unternehmen eine Rolle spielen.
In 2007 fügt Dion Hinchcliffe die folgenden 4 Begriffe hinzu:
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| | · | Formlos: keine Barrieren beim Mitwirken. |
| | · | Netzwerk – orientiert: auf alle Inhalt müssen per Web-Browser zugegriffen werden können. |
| | · | Soziale: unterstreichen von Durchsichtigkeit (beim Zugriff), Unterschiedlichkeit (sowohl in den Inhalten als auch den Mitgliedern selber) und Offenheit |
| | · | Emergence: es muss Ansätze geben aus den vielen Informationen die wichtigsten sich herauskristallisieren zu lassen, sodass Anwender nicht alles lesen müssen |
Das Rahmenwerk wird von Dion Hinchcliffe als „FLATTNESSES“ beschrieben.
Diese Art der Zusammenarbeit, getrieben von den Wünschen der Anwender nach Anwendungen, die sie bereits vom Internet her kennen erfordert viel von einem Unternehmen.
Nicht nur braucht es eine deutliche Übersicht über die Möglichkeiten der Technologien die es gibt, sondern ein solches Unternehmen muss sich auch seine eigenen Prozesse bewusst sein und Erkennen wo Zusammenarbeit unter Verwendung von bestimmten Anwendungen eine Bereicherung ist, und welche Art von Software, von Email über Foren bis hin zu Blogs und Wikis und Sozialen Netzwerken.
Bei diesen Entscheidungen spielt auch die Kultur und die Mitarbeiter eines Unternehmens eine sehr große Rolle. Auch hier gilt wie bei jeder Entscheidung zu einer bestimmten Software: Nicht nur welche Funktionen unterstützt die Anwendung sondern auch inwiefern die Mitarbeiter bereit sind die neue Art zu Arbeiten zu akzeptieren.
Zur Auswahl von Software gibt es eine Reihe von Modellen, Funktionalitäten können verglichen werden und somit eine Prioritätenliste erstellt werden. Schon sehr viel schwieriger sieht es aus bei dem Abschätzen in wie fern die Mitarbeiter eine neue Technologie akzeptieren werden und welche Art zu arbeiten die beste ist für die Kultur eines Unternehmens. Wie bereits gesagt, Zusammenarbeiten braucht die Bereitschaft aller Beteiligten.
Um dieses Verständnis der Internen Abläufe und Möglichkeiten zu verstehen hat AIIM ein sog. Worker Model entwickeln an dem jedes Unternehmen seine eigene Reife abmessen kann und welche Technologien am beste zur Zusammenarbeit geeignet sind.
AIIM Worker Model © AIIM 2008
Dieses evolutionäre Model zeigt von links nach rechts die verschiedenen Stadien eines Unternehmens. Dabei unterscheiden wir 7 Stufen der Evolution.
Ganz links findet sich Stadium 1, das „Island of Me“ (Insel-denken), wo jeder Mitarbeiter sein eigenes Wissen schützt. Dies findet sich auch zurück in der technischen Infrastruktur. Silos von Informationen und keine Integration und Austausch von Informationen.
Stadium 2 ist die “One Way Me”, eine Einbahnstraße von Informationen die von den einzelnen Mitarbeitern freigegeben werden. Die Kontrolle bleibt bei den einzelnen Mitarbeitern. Zwar gibt es schon gemeinsame Informationsspeicher, aber die sind immer noch nach außen geschlossen.
Stadium 3 ist das “Team Me” wo zu ersten Mal eine Zusammenarbeit möglich ist. Hier finden sich Anwendungen wie Intranets und Groupware wieder. Zwar sind es immer noch Teams, aber zumindest wird ein Teil der Informationen in einer gemeinsamen Ablage geteilt.
Stadium 4 ist “Proactive Me” wo wir zum ersten Mal echte Zusammenarbeit sehen. Sowohl das Bereitstellen von Informationen als auch das Abrufen von Informationen von anderen eine Rolle anfängt zu spielen. Semi-automatische Collaboration mit dynamischen und personifizierten Webseiten, Portalen und automatischen Suchabfragen zur Verbreitung von Informationen.
Stadium 5 führt zu dem immer fortschrittlicheren “Two Way Me”. Es werden proaktiv Netzwerke erstellt und das Aufbauen von zusätzlichen Wissen und Knowledge Management gefördert. Oft finden sich in solchen von Innovation getriebenen Unternehmen oft auch Open Source und SOA Architekturen. In “Islands of We” oder Inseln der Zusammenarbeit wird die virtuelle Teamarbeit zur Realität und der Wert der soziale Komponente der Collaboration von der Firma als ein Beitrag zur Innovation und zum Austausch von Informationen erkannt.
Und schlussendlich erreichen wir das Niveau von Enterprise 2.0 oder „Extended Me“. Hier ist die Zusammenarbeit konstant, transparent und unerlässlich. Kultur und Technologie erlauben schnelle Reaktionen auf Veränderungen und neue Konstellationen, flexible Zusammenarbeit. Kompetenz-getriebenes Outsourcing und soziale Netzwerke.
Das Model soll dabei helfen herauszufinden welche Art der Zusammenarbeit am besten in einem Unternehmen funktionieren kann. Dies kann auch bei verschiedenen Abteilungen und Gruppen unterschiedlich sein. Die Installation einer Software reicht nicht aus sondern muss wohl überlegt sein und die geschäftlichen Ziele eines Unternehmens unterstützen. Wenn die Bereitschaft eines Unternehmens zur Zusammenarbeit und zum teilen von Wissen erst einmal erkannt und entwickelt wurde, dann gibt es eine grosse Anzahl von Produkten die die verschiedensten Modelle unterstützen kann.
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